Тази дейност по управление принадлежи към групата Иницииране на проекта. Тази група дейности се изпълняват в началото, за да ни подготви за проекта.

В този момент ръководителят на проекта изпраща документите по проекта на спонсора, а спонсорът взема решение за продължаване/прекратяване. За да вземе това решение, може да се наложи спонсорът да обсъди проекта с други лица, вземащи решения в организацията, като например отговорните за управление на портфейла - но как да се направи това се определя от спонсора, а не ръководителя на проекта.

Ако имате външен клиент и отговаряте на искане за оферта, в допълнение към вътрешното вземане на решение за продължаване/прекратяване, трябва да се изпрати предложението на клиента и да се изчака да се избере доставчик и съответно да се даде окончателното решение за продължение/прекратяване. Тази дейност по управление е завършена, когато договорът е подписан, или когато се реализира друг правно обвързващ елемент на място.

Ако ще имате външни доставчици и някои от тях са избрани в A05, бихте могли да подпишете договора с тях в този момент. Могат да бъдат избрани допълнителни външни доставчици и договори, подписани по-късно на ad hoc база.

Предназначение

Проектите, които имат външни клиенти, винаги имат ясни решения продължаване/прекратяване, но на вътрешните проекти понякога липсва тази стъпка и просто се задвижват без ясно решение. Важно е да се направи това ясна стъпка за проекта и да имате подходящи подписи и ангажименти, преди да продължите.

От друга страна, някои компании просто инвестират във всеки проект, стига да разполагат с налични ресурси. Тази управленска дейност е в края на верига от дейности, които са насочени към превръщането му в образовано решение, основано на обосновката на проекта.

Типични клопки

Всяка организация, която работи с проекти, трябва да има система за управление на портфолиото, която оценява и избира проектите по цялостен начин, който е балансиран и съвместим със стратегиите на организацията. Много от проблемите, приписани на системите за управление на проекти, имат корени в управлението на портфейла; например наличието на твърде много проекти едновременно.

Уверете се, че всички разбират, че решението за преккратяване не е провал; това е знак за наличие на успешна система, която разбира какво не е от полза за организацията, и това не би било възможно без усилията на ключовите членове на екипа в групата за дейност по иницииране на проекта.

Principles

Следните принципи играят съществена роля в тази управленска дейност:

Преведено от д-р Тодор С. Тодоров