P3.express hyödyntää yksinkertaista prosessia kuten on esitetty kuvassa. Tämä prosessi koostuu 33:sta seitsemään ryhmään jaetusta johtamisaktiviteetista. Napsauta mitä tahansa prosessin aktiviteettia avataksesi sen kuvauksen, tai aloita ensimmäisesta aktiviteetista.

Periaatteet

P3.express:n mukaisen projektityön tulee aina seurata projektihallinnan lähes universaaleja periaatteita (englannin kielestä tuleva lyhenne on NUPP). P3.express-metodiikka on rakennettu toteuttamaan NUPP-periaatteet.

Organisaatio

Projektihallinta-aktiviteeteista vastaa projektin johtotiimi, johon kuuluu yksi tai useampia jäseniä projektin koosta ja monimutkaisuudesta riippuen. Projektipäällikkö johtaa tätä tiimiä ja on johtamisaktiviteeteista loppuvastuussa. Projektipäällikkö raportoi asiakkaan projektipäällikölle ja yrityksen sisäiselle sponsorille, joka on yrityksen johtajistoon kuuluvat henkilö ja vastaa projektin tuotoksista, rahoituksesta ja resurssoinnista.

Projekti voi koostua useammista tuotoksia tekevistä tiimeistä. Kutakin tiimiä (jonka jäsenet tulevat omasta organisaatiotaan) johtaa tiimin vetäjä, joka raportoi omalle osastoesimiehelleen ja projektipäällikölle. Ulkopuolista tiimiä (tyypillisesti toimittajatiimi) johtaa toimittajan projektipäällikkö, joka raportoi omalle sisäiselle esimiehelleen ja projektipäällikölle.

Documentit

P3.express sisältää seuraavat dokumentit:

Projektikuvaus (=Project Descripion) (template)
Tuotoslista (=Deliverables Map)
Seurantarekisteri (Follow-up register) (template)
Projektin tila -rekisteri (=Health register) (template)

Templaatteja voi käyttää sellaisenaan tai aihioina räätälöidyn projektinhallintajärjestelmän luomisessa.

On tärkeää, että projektidokumenteilla on keskitetty paikka, jossa on ajoitetut varmuuskopiot, etäkäyttö sekä autentikointi ja käyttöoikeushallinta. Jos organisaatiolla ei ole tällaista alustaa, voi käyttää jotakin seuraavista avoimen lähdekoodin tietosuojatietoisista ratkaisuista:

Jos tiimi ei ole samassa paikassa, tarvitaan keskustelualusta. Seuraavassa on muutamia avoimen lähdekoodin, tietosuojatietoisia vaihtoehtoja:

On tärkeää tallentaa riskit, ongelmat ja muutospyynnöt välittömästi seurantarekistereihin. Tätä silmällä pitäen tarvitaan järjestelmä, joka mahdollistaa mahdollisimman helpon pääsyn rekistereihin, mukaan lukien pääsyn matkapuhelimesta. Jos tämä ei ole mahdollista, on käytettävä muistikirjaa asioiden kirjaamiseen ja sitten siirtää ne rekistereihin mahdollisimman pian. Seuraavassa on muutamia avoimen lähdekoodin yksityisyyttä kunnioittavia muistiinpanosovelluksia.

Järjestelmän räätälöinti

P3.expressiä voi räätälöida, jotta se sopii paremmin haluttuun ympäristöön. On oltava kuitenkin varovainen, ettei järjestelmän sisäinen eheys vahingoitu räätälöitäessä, ja järjestelmä tulee pitää yksinkertaisena. Yleensä on parempi aloittaa P3.expressin alkuperäisestä muodosta ja räätälöidä sitä asteittain tarpeiden mukaan ja tarkentamalla valintoja tarkastamalla ja mukauttamalla.

Näkökulma

Jos projektilla ei ole ulkopuolista asiakasta eikä ulkopuolisia toimittajia, projektilla on vain yksi näkökulma; yleisemmin jokaisella projektissa mukana olevalla organisaatiolla on oma näkökulmansa. Kaikki P3.expressissä pitäisi nähdä projektin näkökulmasta; Kun esimerkiksi kuvaillaan projektin perusteluja projektikuvauksessa, tulee kuvailla projektin perustelu, ei ulkopuolisen asiakkaan perusteluja. P3.express ei ole yksittäinen järjestelmä, jota jokainen projektiin osallistuva osapuoli käyttää, vaan järjestelmä, jota käytetään projektin hallintaan omien rajojen sisällä.

Rooleja pohdittaessa tulee dokumenttien lisäksi ottaa huomioon myös näkökulma. Henkilö saattaa olla “projektipäällikkö” omasta näkökulmastanne, mutta häntä pidetään “toimittajaprojektipäällikkönä” asiakkaan näkökulmasta ja “asiakasprojektipäällikkönä” tavarantoimittajien näkökulmasta.

Historia

P3.expressin ensimmäinen versio julkaistiin kesäkuussa 2016, jota seurasi kaksi pientä versiota vuosina 2018 ja 2020. P3.expressin toisen version luonnos julkaistiin maaliskuussa 2021 kommentteja varten, ja lopullinen versio julkaistiin toukokuussa 2021.

Joulukuussa 2022 julkaistiin ensimmäinen luonnos micro.P3.express:stä, joka on P3.expressin räätälöity versio mikroprojekteille, joissa on 1–7 tiimin jäsentä.

Suomennos Jukka Mäki