P3.express bruker en enkel prosess, som vist i diagrammet ovenfor. Denne prosessen består av 33 ledelsesaktiviteter i 7 grupper. Klikk på en av aktivitetene i diagrammet for å åpne beskrivelsen, eller bare start med den første aktiviteten, A01.

Prinsipper

Arbeidet som gjøres i et P3.express prosjektet skal følge Principes Quasi Universels de Projets (NUPP). P3.express er spesielt designet for å gjøre dette.

Organisasjon

Det er et ledelsesteam som er ansvarlig (responsible) for alle ledelsesaktivitetene. Dette teamet består av ett eller flere medlemmer, avhengig av størrelse og kompleksiteten på prosjektet, prosjektlederen leder teamet og er hovedansvarlig (accountable) for aktivitetene. Denne personen rapporterer til den eksterne prosjektlederen hos kunden (hvis denne finnes) og til prosjekteieren. Prosjekteieren er en intern sponsor som er ansvarlig for det endelige resultat av prosjektet, finansieringen av prosjektet, at prosjektet får tilstrekkelige ressurser m.m.

Det finnes ett eller flere produksjonsteam i prosjektet. Hvert av de interne produksjonsteamene (med teammedlemmer fra egen organisasjonen) ledes av en teamleder, som rapporterer til deres egne funksjonelle ledere (hvis noen) og til prosjektlederen. Hvert av de eksterne produksjonsteamene (leverandørene) ledes av en prosjektleder fra leverandøren, som rapporterer til deres interne ledere og til prosjektlederen.

Dokumenter

Dette er de dokumentene som finnes i P3.express:

Prosjektbeskrivelse (mal)
Produktkart
Oppfølgningsregister (mal)
Helseregister (mal)

Malene kan brukes slik de er, eller som et utgangspunkt når man skal tilpasse dette til egen organisasjon.

Det er viktig å ha ett sentralt sted for all dokumentasjonen, som det må tas backup av jevnlig, og som er tilgjengelig selv om man ikke sitter lokalt, men med krav om både autentisering og autorisasjon. Hvis man ikke har et slikt lagringssted, så finnes det private skybaserte løsninger som dekker disse behovene:

Hvis teamet ikke er på samme lokasjon, så trenger man også en chat platform, og her har et forslag til slike:

Det er viktig at man umiddelbart registrerer usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer i Oppfølgningsregisteret. Det er derfor viktig at man har et system som gjør tilgangen til dette registeret så enkel som mulig, også fra mobiltelefonen. Hvis det ikke er mulig å registrer disse med en gang, må man ha en personlig journal hvor de kan legges inn og at de så flyttes til Oppfølgningsregisteret så fort som mulig. Her er et forslag til slike plattformer:

Tilpasning

Man må gjerne gjøre endringer i P3.express for å tilpasse metoden til omgivelsene den skal fungere i, men vær forsiktig slik at man ikke ødelegger tanken bak det opprinnelige systemet. Gjør ting så enkelt som mulig. Det er normalt best å starte med å bruke P3.express slik den var tiltenkt, og så justere gradvis i henhold til behovet. Så må disse valgene avgrenses ved å gjennomføre revisjoner, og basere videre tilpasning på dem.

Det finnes planer for å innføre temaer for P3.express, hvor hver av dem vil være tilpasninger for forskjellige typer prosjekter. Det som er planlagt så langt er:

P3.express for byggeprosjekter
P3.express for IT-utviklingsprosjekter
P3.express for EU-prosjekter
P3.express for universitetsprosjekter
P3.express for filmprosjekter

Hvert tema vil utvikles av minst 3 eksperter på området, og av en eller flere sentrale fasilitatorer fra P3.express sitt utviklingsteam. Hvis dette høres interessant ut, og man vil delta, så send en mail til info@omimo.org.

Perspektiv

Hvis man hverken har eksterne kunder eller leverandører, så vil det bare være ett perspektiv på prosjektet. Alternativt så vil hver enkelt organisasjon som er involvert ha sitt perspektiv på prosjektet. Alt i P3.express skal sees fra ditt perspektiv i prosjektet, f.eks når du beskriver begrunnelsen for prosjektet i Prosjektbeskrivelsesdokumentet, så beskriver du din egen begrunnelse, og ikke begrunnelsen som den eksterne kunden har for prosjektet. P3.express er ikke ett enkelt system som skal brukes av alle som er involvert i prosjektet, men et system du bruker for å administrere prosjektet innenfor dine egne grenser.

I tillegg til å tenke perspektiv når du jobber med dokumentene må man også vurdere perspektivet når man tenker på rollene. Du er kanskje prosjektleder i ditt perspektiv, men sees på som «prosjektleder fra leverandøren» fra kundens ståsted, eller en «prosjektleder fra kunden» sett fra leverandøren sitt ståsted.

Historien bak

Den første versjonen av P3.express ble publisert i juni 2016, og den ble fulgt av 2 mindre revisjoner i 2018 og 2020. Utkastet til versjon 2 av P3.express ble publisert i mars 2021 for å få inn eksterne synspunkter, og så ble den endelige versjonen utgitt i mai 2021.

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland