Η P3.express χρησιμοποιεί μία απλή διαδικασία που φαίνεται στο παραπάνω διάγραμμα. Η συγκεκριμένη διαδικασία αποτελείται από 33 δραστηριότητες διαχείρισης σε 7 ομάδες. Κάντε click σε οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες στο διάγραμμα για να ανοίξει η περιγραφή της, ή απλά ξεκινήστε με την πρώτη δραστηριότητα, A01.

Αρχές

Η εργασία που πραγματοποιείται σέ ένα P3.express έργο θα πρέπει να ακολουθεί το Nearly Universal Principles of Projects (NUPP). Η P3.express έχει σχεδιαστεί για να είναι σύμφωνη με το NUPP.

Οργάνωση

Υπάρχει μία ομάδα διαχείρισης υπεύθυνη για τις δραστηριότητες διαχείρισης του έργου, με ένα ή περισσότερα μέλη ομάδας, που εξαρτάται από το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του έργου. Ο project manager ηγείται αυτής της ομάδας και είναι υπεύθυνος για τις δραστηριότητες διαχείρισης. Το πρόσωπο αυτό αναφέρεται στον εξωτερικό project manager πελάτη (εάν υπάρχει) αλλά και στον εσωτερικό χορηγό, που είναι ένας senior manager υπεύθυνος για το τελικό αποτέλεσμα του έργου, για την χρηματοδότηση του, την εύρεση πόρων, κτλ.

Υπάρχουν μία ή περισσότερες ομάδες παραγωγής στο έργο. Κάθε εσωτερική ομάδα παραγωγής (ομάδα με μέλη από τον ίδιο τον οργανισμό) ηγείται από έναν ηγέτη ομάδας, που αναφέρεται τόσο στον project manager όσο και στους functional manager τους. Κάθε εξωτερική ομάδα παραγωγής (προμηθευτές) ηγείται από έναν project manager προμηθευτή που αναφέρεται τόσο στον project manager όσο και στους εσωτερικούς προισταμένους.

Έγγγραφα

Τα ακόλουθα είναι τα έγγραφα που ορίζονται στην P3.express:

Περιγραφή έργου (template)
Χάρτης Παραδοτέων
Καταχωρητής Επόμενων Ενεργειών (template)
Καταχωρητής Υγείας (template)

Τα πρότυπα μπορεί να χρησιμοποιηθούν όπως είναι, ή σαν οδηγός για να δημιουργηθεί μια τροποποίηση τους.

Είναι σημαντικό να υπάρχει ένα κεντρικό μέρος για τα έγγραφα του έργου, με προγραμματισμένα backups, απομακρυσμένη πρόσβαση, και authentication and authorization. Εάν ο οργανισμός σας δεν έχει μια τέτοια πλατφόρμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία από τις ακόλουθες ανοιχτού λογισμικού, ιδιωτικές λύσεις:

Εάν η ομάδα δεν είναι στον ίδιο χώρο, θα χρειαστείτε μια team chat πλατφόρμα. Οι ακόλουθες είναι μερικές επιλογές ιδιωτικές, ανοιχτού κώδικα:

Είναι σημαντικό να καταγράφετε κινδύνους, θέματα, και απαιτήσεις αλλαγών στον Καταχωρητή Επόμενων Ενεργειών αμέσως. Ακόμη, θα πρέπει να ρυθμίσετε το σύστημα με τέτοιον τρόπο που να έχει όσο το δυνατόν πιο εύκολη πρόσβαση στον καταχωρητή, συμπεριλαμβανομένης και της πρόσβασης από το κινητό σας τηέφωνο. Εάν δεν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα προσωπικό σημειωματάριο για να τα καταγράψετε, και μετά να τα μεταφέρετε στον καταχωρητή όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Οι ακόλουθες είναι κάποιες ανοιχτού λογισμικού και φιλικές προς το χρήστη εφαρμογές σημειώσεων που μπορείτε να χρησιμοποίησετε:

Προσαρμογή

Μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην p3.express για να ταιριάζει καλύτερα στο περιβάλλον σας. Όμως, να ειστε προσεκτικοί έτσι ώστε να μην τραυματίσετε την εσωτερική συνέχεια του συτήματος σας με αυτές τις αλλαγές, και να κρατάτε το σύστημα σας απλό. Είναι συνήθως προτιμότερο να ξεκινάτε με την αυθεντική μορφή της p3.express και να την προσαρμόζετε σταδιακά στις ανάγκες σας, και να επαναπροσδιορίζετε αυτές τις επιλογές σας με επιθεώρηση και προσαρμογή.

Έχουμε πλάνα να ετοιμάσουμε διάφορα θέματα για την p3.express, καθένα από τα οποία θα προσαρμόσει το γενικό p3.express σύστημα για ένα συγκεκριμένο είδος έργου. Τα παρακάτω έχουν προγραμματιστεί εώς τώρα:

P3.express για έργα υποδομής
P3.express για IT development έργα
P3.express για έργα της Ευρωπαικής Ένωσης
P3.express για έργα πανεπιστημίων
P3.express για έργα παραγωγής ταινιών

Καθε θέμα θα αναπτυχθεί απο τουλάχιστον 3 ειδικούς για την περιοχή, και ένα ή περισσότερους διοργανωτές απο την κεντρική ομάδα ανάπτυξης του P3.express. Εάν ενδιαφέρεστε να συμετάσχετε σε κάποια από τις ομάδες εργασίας, ή έχετε κάποια ιδέα για επιπρόσθετα θέματα, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο info@omimo.org.

Προοπτική

Εάν δεν έχετε καθόλου εξωτερικούς πελάτες και καθόλου εξωτερικούς προμηθευτές, θα υπάρξει μόνο μια προοπτική για το έργο. Διαφορετικά, κάθε οργανισμός που εμπλέκεται στο έργο θα έχει τη δική του προοπτική. Όλα στο p3.express θα πρέπει να βλέπονται από τη δική σας προοπτική για το έργο; π.χ, όταν περιγράφετε την αιτιολόγηση του έργου στο έγγραφο περιγραφή έργου, περιγράψτε τη δική σας αιτιολόγηση, και όχι αυτή απο τον εξωτερικό πελάτη. Το p3.express δεν είναι ένα σύστημα που θα χρησιμοποιείτε από κάθε έναν στο έργο, αλλά ένα σύστημα που χρησιμοποιείτε για να διαχειριστείτε το έργο μέσα στα δικά σας όρια.

Επιπρόσθετα των εγγράφων, η προοπτική θα πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπ όψιν όταν εξετάζονται οι διάφοροι ρόλοι. Μπορεί να είστε ο “project manager” από τη δική σας προοπτική, ενώ να θεωρείστε ο “project manager προμηθευτή” από την προοπτική του πελάτη και ο “project manager του πελάτη” από την προοπτική των προμηθευτών σας.

Ιστορία

Η πρώτη έκδοση του P3.express δημοσιέυτηκε τον Ιούνιο του 2016, ενώ ακολούθησαν δύο ελάχιστες αναθεωρήσεις το 2018 και το 2020. Το προσχέδιο της δεύτερης έκδοσης του P3.express δημοσιεύτηκε τον Μάρτιο του του 2021 για να λάβει σχόλια απο το κοινό, και η τελική έκδοση πραγματοποιήθηκε τον Μάιο του 2021.

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος