Sistemul P3.express folosește un proces simplu așa cum se arată în diagrama de mai sus. Acest proces este compus din 33 de activități distribuite în 7 grupuri de management de proiect. Deși activitățile din diagramă se pot accesa pentru a vizualiza descrierea lor, este totuși recomandat să începeți pregatirea cu prima activitate A01.

Principii

Efortul depus într-un proiect P3.express ar trebui să urmeze principiile (NUPP) Principiile Cvasi Universale aplicabile Proiectelor. Sistemul P3.express a fost conceput pentru a integra aceste principii.

Organizație

Este definită o echipă de management responsabilă pentru activitățile de management al proiectului, având unul sau mai mulți membri în funcție de dimensiunea și complexitatea proiectului. Managerul de Proiect coordonează această echipă și este responsabil(ă) de activitățile de management a proiectului. Această entitate raportează Managerului de Proiect - Client dacă această funcție există, precum și Sponsorului Proiectului care este un manager senior din organizația care implementează proiectul și este responsabil(ă) cu asigurarea finanțării și alocarea resurselor în vederea execuției cu succes a proiectului.

Pot exista una sau mai multe Echipe de Execuție în cadrul unui proiect. Fiecare echipă internă de execuție conține membri din propria organizație și este condusă de un Lider de Echipă care raportează direct managerului funcțional. Raportare se face, de asemenea și Managerului de Proiect, dar doar pentru activitățile din cadrul proiectului. Fiecare echipă de execuție externă (furnizori) este condusă de un Manager de Proiect – Furnizor care raportează managerilor interni precum și Managerului de Proiect.

Documente

Următoarele documente sunt definite în sistemul P3.express:

Descrierea Proiectului (șablon)
Harta Livrabilelor
Jurnalul de Urmărire (șablon)
Registrul de Performanțe (șablon)

Șabloanele pot fi utilizate așa cum au fost ele inițial elaborate sau se pot crea configurări personalizate.

Este important să dispuneți de un loc central pentru păstrarea documentelor proiectului dvs., având acces de la distanță, autentificat și autorizat. Dacă organizația dvs. nu are o astfel de platformă, se poate utiliza una dintre următoarele soluții gratuite, care respectă confidențialitatea utilizatorului:

Dacă echipa nu se află în aceeași locație, este recomandat să dispuneți și de o platformă de chat pentru a permite a comunicare eficientă între membrii echipei de proiect. Următoarele sunt câteva opțiuni gratuite care respectă confidențialitatea utilizatorului:

Este important să înregistrați riscurile, problemele și solicitările de modificare în Jurnalul de Urmărire. Având în vedere acest lucru, trebuie să configurați sistemul într-un mod în care accesul la jurnal să se realizeze cât mai ușor posibil, inclusiv de pe telefonul mobil. Dacă nu este posibil, utilizați o agendă personală pentru a le înregistra iar apoi transferați-le în Jurnalul de Urmărire cât mai repede cu putință. Următoarele sunt câteva aplicații gratuite care respecta confidențialitatea utilizatorului și care se pot folosi ca și proxy:

Personalizare

Se pot efectua modificări la sistemul P3.express pentru a se servi mai bine culturii organizaționale și tipului de proiecte care trebuiesc realizate. Cu toate acestea, aveți totuși grijă să nu afectați consistența sistemului dvs. intern. De obicei, este mai bine să începeți cu forma originală a sistemului P3.express și să o ajustați treptat ca răspuns la nevoile organizației, prin adaptare continuă și verificarea ajustărilor realizate.

Perspective (abordări, puncte de vedere)

Dacă nu aveți nici un client sau nici un furnizor extern, proiectul va avea o singură perspectivă; în caz contrar fiecare organizație implicată în proiect va avea propria sa perspectivă. Toate aspectele în sistemul P3.express trebuie văzute din perspectiva personală asupra proiectului; atunci când descrieți justificarea proiectului, descrieți propria justificare și nu cea a clientului extern. P3.express nu este un sistem unic pentru fiecare entitate implicată în proiect, ci un sistem pe care puteți sa-l utilizați pentru gestionarea proiectului luând în calcul propria dvs. abordare.

Pe lângă documentele proiectului, se va lua în considerare perspectiva proiectului și atunci când ne gândim la rolurile definite în cadrul proiectului. Din punctul dvs. de vedere puteți fi Managerul de Proiect însă din perspectiva clientului, veți fi considerat Managerul de Proiect al Furnizorului sau Managerul de Proiect al Clientului, când privim din punctul de vedere al furnizorilor.

Istoric

Prima versiune a sistemului P3.express a fost publicată în iunie 2016, urmată de două revizuiri minore în 2018 și 2020. Proiectul celei de-a doua versiuni a P3.express a fost publicat în martie 2021 pentru a include comentariile de la public, iar versiunea finală a fost lansată în mai 2021.

În decembrie 2022, a fost publicată prima schiță al sistemului micro.P3.express care este o variantă scurtă al sistemului P3.express adaptată pentru micro-proiecte cu echipe de până la șapte membrii, inclusiv pentru proiectele cu un singur membru.

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE, Daniel ORZATA și Cristina Denissa DUMITRESCU