Sistemul P3.express folosește un proces simplu așa cum se arată în diagrama de mai sus. Acest proces este compus din 33 de activități distribuite în 7 grupuri de management. Activitățile din diagramă se pot accesa pentru a vizualiza descrierea, este totuși recomandat să începeți cu prima activitate , A01.

Principii

Efortul depus într-un proiect P3.express ar trebui să urmeze principiile (NUPP)- Principiile Relativ Universale ale Proiectelor. Sistemul P3.express a fost conceput pentru a integra aceste principii.

Organizație

Organizația definește o echipă responsabilă pentru activitățile de management al proiectului, cu unul sau mai mulți membri, în funcție de dimensiunea și complexitatea proiectului.Managerul de Proiect coordonează această echipă și este responsabil(ă) de activitățile de management a proiectului. Această entitate raportează Managerului de Proiect Client dacă acesta există, precum și Sponsorului Proiectului. Sponsorul este un manager senior care face parte din organizația de execuție a proiectului, și este responsabil(ă) cu asigurarea finanțării și alocarea resursele în vederea execuției cu succes proiectului.

Pot exista una sau mai multe echipe de execuție în proiect. Fiecare echipă internă de execuție, având membrii echipei din propria organizație este condusă de un Lider de Echipă, care raportează direct managerului funcțional. Raportare se face de asemenea managerului de proiect dar doar pentru activitățile din cadrul proiectului. Fiecare echipă de execuție externă (furnizori) este condusă de un Manager de Proiect – Furnizor care raportează managerilor interni precum și managerului de proiect.

Documente

Următoarele documente sunt definite în sistemul P3.express:

Descrierea Proiectului (șablon)
Harta Livrabilelor
Jurnalul de Urmărire (șablon)
Registrul de Performanțe (șablon)

Șabloanele pot fi utilizate așa cum au fost ele inițial dezvoltate sau pot fi utilizate doar ca și ghid pentru crearea unei configurări personalizate.

Este important să dispuneți de un loc central pentru păstrarea documentele proiectului dvs., având acces la distanță, autentificare și autorizare. Dacă organizația dvs. nu are o astfel de platformă, se poate utiliza una dintre următoarele soluții gratuite, care respectă confidențialitatea utilizatorului:

Dacă echipa nu se află (în aceeași locație), este recomandat să dispuneți și de o platformă de chat pentru echipa de proiect. Următoarele sunt câteva opțiuni gratuite care respectă confidențialitatea utilizatorului:

Este important să înregistrați riscurile, problemele și solicitările de modificare în Jurnalul de Urmărire. Având în vedere acest lucru, trebuie să configurați sistemul într-un mod în care accesul la jurnal se face cât mai ușor posibil, inclusiv accesul de pe telefonul mobil. Dacă nu este posibil, utilizați o agendă personală pentru a le înregistra iar apoi transferați-le în Jurnalul de Urmărire cât mai curând posibil. Următoarele sunt câteva aplicații gratuite care respecta confidențialitatea utilizatorului și care se pot folosi ca proxy:

Personalizare

Se pot efectua modificări la sistemul P3.express pentru a servi mai bine cu mediului dvs. organizațional. Cu toate acestea, aveți grijă să nu afectați consistența internă a sistemului dvs. atunci când faceți acest lucru. De obicei, este mai bine să începeți cu forma originală a P3.express și să o ajustați treptat ca răspuns la nevoile organizației, prin adaptare și verificare a acelei alegeri.

Avem planuri de a pregăti diverse teme pentru sistemul P3.express, fiecare dintre acestea adaptând sistemul general P3.express pentru un anumit tip de proiect. Următoarele proiecte sunt planificate până acum:

P3.express pentru proiecte de construcții
P3.express pentru proiecte de dezvoltare IT
P3.express pentru proiectele Uniunii Europene
P3.express pentru proiecte universitare
P3.express pentru proiecte de producție de film
P3.express pentru proiecte având un singur membru

Fiecare temă va fi dezvoltată de cel puțin trei experți din domeniu și unul sau mai mulți facilitatori din echipa de dezvoltare a P3.express. Dacă sunteți interesat să vă alăturați uneia dintre grupurile de lucru sau aveți o idee pentru alte teme suplimentare, nu ezitați să ne contactați la info@p3.express.

Perspectivă

Dacă nu aveți niciun client sau nici un furnizor extern, proiectul va avea o singură perspectivă; în caz contrar fiecare organizație implicată în proiect va avea propria sa perspectivă. Toate aspectele în sistemul P3.express trebuie văzute din perspectiva personală asupra proiectului; atunci când descrieți justificarea proiectului, descrieți propria justificare și nu cea a clientului extern. P3.express nu este un sistem unic pentru fiecare entitate implicată în proiect, ci un sistem care poate fi utilizat în gestionarea proiectelor în limitele proprii.

În plus față de documente prezentate, perspectiva ar trebui luată în considerare și atunci când ne gândim la rolurile definite în proiect. Puteți fi managerul de proiect din propria perspectivă, dar veți fi considerat un Managerul de Proiect - Furnizor din perspectiva clientului și Managerul de Proiect - Client din perspectiva furnizorilor dvs.

Istoric

Prima versiune a sistemului P3.express a fost publicată în iunie 2016, urmată de două revizuiri minore în 2018 și 2020. Proiectul celei de-a doua versiuni a P3.express a fost publicat în martie 2021 pentru a asimila comentarii de la public, iar versiunea finală a fost lansată în mai 2021.

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE si Daniel ORZATA.