D01 - Håndter usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer

Usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer i prosjektet bør håndteres proaktivt. Når en ny sak identifiseres så må den umiddelbart legges inn i Oppfølgningsregisteret. Så må det utpekes en ansvarlig for å følge den opp (en av teammedlemmene) og man må starte planleggingen for hva som skal gjøres med den. Det er viktig å være i kontakt med teammedlemmene og andre interessenter hele tiden for å identifisere usikkerheter og hendelser.

Andre teammedlemmer, eller også eksterne interessenter, kan også hjelpe til med å finne ut hva som skal gjøres med alle sakene. Når det er kompliserte saker så samles hele teamet og gjennomfører en workshop slik at de, i fellesskap, skal komme frem til en løsning, ved å bruke wisdom of the crowd. Er det kritiske saker det gjelder så bør prosjekteier involveres for å godkjenne den nye planen for å håndtere saken.

Mal for Oppfølgningsregister

HENSIKT

Hensikten er å være proaktive med usikkerheter, hendelser og forespørsler om endringer, istedenfor for å tro at det løser seg av seg selv. På den måten kontrolleres prosjektet bedre og muligheten for å få det beste resultatet vil øke.

Å stole på å at man husker alt eller på bare å bruke ustrukturerte notater tar for mye av den mentale energien og åpner opp for at saker forsvinner eller glemmes. Derfor er det bedre å ha et enkelt register og nok selvdisiplin til å legge inn saker der så fort de oppstår.

Det tar mye tid å følge opp alle sakene og det er derfor lurt å utnevne ansvarlige personer for hver av dem. I tillegg til å spre arbeidsbyrden vil dette også hjelpe prosjektet fordi alle sammen jobber mot et felles mål.

VANLIGE FALLGRUVER

Vurder disse tipsene for å unngå de vanligste problemene rundt denne aktiviteten:

• Ikke legg for mye informasjon om vurderingen av saken inn i oppfølgningsregisteret.
• For å sikre at alle saker blir avsluttet innen rimelig tid, kan det settes tidsfrister og at alle forplikter seg til å løse sakene innen disse.
• Unngå generiske beskrivelser som er umulige å gjennomføre. Tiltaket må være noe teamet kan gjennomføre og den ansvarlige kan måle.
• Ikke bruk all tiden din på brannslukking uten å se på usikkerheter, siden usikkerheter du ikke gjør noe med er en stor kilde til saker som kan dukke opp senere.

Prinsipper

Følgende prinsipper er sentrale når denne aktiviteten gjennomføres:

• NUP2: Bevare og optimalisere energi og ressurser.
• NUP3: Alltid være proaktiv.
• NUP4: Husk at en kjede kun er så sterk som det svakeste leddet.
• NUP5: Ikke gjør noe uten et klart formål.

Oversatt av Terje Hult, med god hjelp fra Brendan Martin, Geraldine Sletten og Øivind Haugland