To działanie zarządcze należy do grupy działań Inicjowanie projektu. Działania z tej grupy są realizowane na początku projektu w celu przygotowania się do jego rozpoczęcia.

W celu zebrania informacji i przygotowania Opisu projektu należy przeprowadzić warsztat. Opis powinien zawierać następujące elementy:

Cel i oczekiwane korzyści
Oczekiwany koszt i czas trwania
Wymagania i oczekiwania jakościowe
Ogólny opis elementów wchodzących i niewchodzących w zakres projektu
Listę interesariuszy

Niektóre informacje wymagane w opisie projektu nie są dostępne na tym etapie – należy skupić się wyłącznie na informacjach już istniejących, a pozostałe dodać później. Niezależnie od tego dokument ten będzie weryfikowany i dopracowywany przez cały okres trwania projektu.

Jeśli wcześniej zrealizowano podobny projekt, należy sprawdzić jego dokumentację archiwalną i wykorzystać dostępne informacje w celu przygotowania bardziej realistycznego opisu.

Szablon - Opis Projektu

Cel

Dokument ten pomaga utrzymać zgodność z ogólnymi celami projektu przez cały okres jego realizacji. Stanowi również niezwykle przydatne źródło informacji dla nowych członków zespołu, menedżerów wyższego szczebla oraz osób spoza zespołu, pomagające zrozumieć, czego dotyczy projekt.

Typowe pułapki

Dokument ten powinien cechować się optymalnym poziomem szczegółowości i dokładności – zazwyczaj niższym, niż zakładają praktycy. Należy zadbać o to, aby utworzony dokument służył swojemu celowi, a nie jedynie spełniał z góry przyjęte wyobrażenia o właściwym zarządzaniu projektem.

Wszystko należy opisać jasno i krótko. Należy unikać typowych oświadczeń korporacyjnych, które nie przekazują żadnego prawdziwego znaczenia.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.