Această activitate de management aparține grupului Inițierea Proiectului. Acest grup de activități se desfășoară la început proiectului ca parte integrală din pregătire.

Prima activitate de management din acest grup include numirea de către organizație, a Sponsorului Proiectului, un manager senior cu experiență, de preferință un membru al consiliului de administrație. Sponsorul deține cel mai înalt rol în proiect iar Managerul Proiectului îi va raporta acestuia în mod direct.

Sponsorul proiectului este:

Responsabil pentru justificarea nevoii proiectului și pentru rezultatele acestuia.
Responsabil pentru luarea deciziilor strategice în cadrul proiectului.
Responsabil pentru asigurarea finanțării și a resurselor necesare proiectului.

Obiectivul activității

Rolul sponsorului este necesar în proiect deoarece:

Managerii de proiect trebuie să se concentreze asupra activităților zilnice și a rezultatelor proiectului, aspecte care le pot distrage atenția și nu le permite suficient timp și energie pentru a gestiona aspectele strategice ale proiectului.
În general, managerii de proiect nu au suficientă putere decizională la nivelul organizației pentru a obține resursele necesare proiectului sau nu dețin suficiente informații strategice pentru a se asigura că proiectul este aliniat cu alte inițiative ale organizației.

Capcane frecvente

Următoarele aspecte ar trebui luate în considerare atunci când se alege sponsorul:

Sponsorii nu trebuie să petreacă foarte mult timp în cadrul proiectului, dar trebuie totuși să fie implicați și să petreacă o mică parte din timpul lor pentru a lua deciziile în cunoștință de cauză.
Sponsorii trebuie să se considere responsabili pentru proiectele pentru care a fost desemnați și trebuie să le protejeze; totuși nu ar trebui să ezite să anuleze orice proiect dacă acesta nu se mai justifică.
Când este posibil, ar trebui să nu fie definită o singură persoană ca sponsor pentru toate proiectele, deoarece toate elementele constante ale proiectelor se vor estompa și își vor pierde importanța.
Nu ar trebui desemnată aceeași persoană ca sponsor și ca manager de proiect pentru același proiect, cu excepția cazului în care este vorba de tipul de proiect cu un singur membru.
Managerii de proiect și sponsorii nu ar trebui să coordoneze activitățile proiectului la nivel de detaliu (micro-management).

Principii aplicabile

Următoarele principii au un rol semnificativ în această activitate de management:

Tradus de Raul JURJ, Jan-Florin PANAITE, Daniel ORZATA și Cristina Denissa DUMITRESCU