Ky aktivitet menaxherial ben pjese ne grupin e Mbylljes se Projektit. Ky grup aktivitetesh zhvillohet kur produkti i projektit eshte i plote, ose kur vedosni te anuloni projektin.

Tani që po i afrohemi fundit të projektit, është momenti për të arkivuar të gjitha dokumentet e projektit.

Qëllimi

Arkivi duhet të jetë i sigurt dhe i aksesueshëm për të gjithë personat e autorizuar, në mënyrë që ata mund ta përdorin gjithmonë këtë informacion në projektet e tyre në vend që të “shpikin rrotën”. Menaxhimi i portofolit gjithashtu mund të ketë nevojë për një informacion të caktuar në të ardhmen për një analizë më të hollësishme të projekteve të kaluara.

Gabimet e zakonshme

Ja disa nga gjërat më të rëndësishme për t’u marrë parasysh:

Nëse është e mundur, sigurohuni që arkivi të jetë i përqendruar në një vend të caktuar dhe skedarët të mos jenë të shpërndarë dhe te c’organizuar.
Sigurohuni që arkivi të jetë i aksesueshëm vetëm për lexim dhe infrmacion.
Sigurohuni të krijoni një “backup plan” që arkivi të mos humbasë.
Sigurohuni që arkivi të jetë i sigurtë dhevet ëm personat e autorizuar të kenë qasje në të.

Një problem i zakonshëm me dokumentet është se ndonjëherë teksti nuk është i qartë dhe vetëm punonjësit që merren në mënyrë aktive me këto dokumete mund t’a kuptojnë si duhet kontekstin e tyre. Sigurohuni që të gjitha dokumentet të jenë të qarta dhe të thjeshta për t’u kuptuar, në mënyrë që kushdo që nuk e njeh kontekstin e saktë të projektit t’i dëshifrojë ato. Kjo strategji ndihmon edhe gjatë projekteve të gjata, pasi është shumë e zakonshme që palët e përfshira në projekt të hasin vështirësi të kuptojnë dokumentet e tyre pas disa muajsh.

Principet

Principet e meposhtme luajne nje rol te rendesishem ne kete aktivitet menaxherial:

Përkthyer nga: Eldisa Cirogu, Reina Qose, Ejon Dervishi, Genard Mata, Girda Brace