D01 - Kockázatok, problémák és módosítási igények menedzsmentje

Proaktívan kell kezelnünk a kockázatokat, problémákat és a módosítási igényeket. Ha új tételt azonosítasz, haladéktalanul rögzítsd azt az Utánkövetési Jegyzékbe. Ezután rendelj hozzá egy felelőst (a csapat egyik tagja) az utánkövetési tevékenységhez, és kezdd el megtervezni az ehhez az elemhez tartozó válaszlépéseket. Folyamatosan kapcsolatban kell állnod a csapattagokkal és más érdekelt felekkel a kockázatok és problémák azonosítása érdekében.

A többi csapattagtól vagy akár külső érintettektől is segítséget kérhetsz a kérdések megválaszolásában. Bonyolult esetekben összehívhatod az egész csapatot, és szervezhetsz egy workshop-ot, ahol a tömeg bölcsessége segítségével közös megegyezés alapú megoldást alakíthatsz ki. Kritikus esetekben be kell vonnod a szponzort is, és a jóváhagyást kell kérned a válaszlépések tervéhez.

Utánkövetési Jegyzék minta

Cél

A fő cél az, hogy a kockázatokra, problémákra és módosítási igényekre proaktív módon válaszoljunk, ahelyett, hogy hagynánk, hogy azok maguktól megoldódjanak. Ezzel az irányításunk alatt tartjuk ezeket, és megteremtjük a legjobb eredmény elérésének lehetőségét.

Ha az emlékezetedre vagy strukturálatlan jegyzetekre hagyatkozol, akkor túl sok mentális energiát veszítesz, és fennáll annak a veszélye, hogy elfelejtesz egyes elemeket. Ezért a legjobb egy egyszerű nyilvántartás és az önfegyelem, hogy azonnal rögzíted az elemeket, amint azonosítottad őket.

Túl sok időt és energiát vesz igénybe az összes tétel kezelése, ezért felelősöket kell kijelölnöd. Ez a munka szétosztásán kívül azt is segíti, hogy mindenki ugyanazt a célt helyezze szem elé.

Gyakori buktatók

Fontold meg a következőket, hogy elkerülj néhány tipikus problémát ezen a területen:

• Ne rögzíts túl sok kiértékelési információt az utánkövetési jegyzékben.
• Annak érdekében, hogy minden elem megfelelően legyen lezárva, határozz meg küszöbértékeket, és kötelezd magad és másokat a küszöbértéken belüli tételek lezárására.
• Kerüld az általános, nem végrehajtható válaszlépéseket. A válaszlépéseknek olyannak kell lenniük, amelyet a csapat végre tud hajtani, és a felelős pedig mérni képes.
• Ne töltsd minden idődet tűzoltással (problémák kezelésével) anélkül, hogy figyelemmel kísérnéd a kockázatokat, mivel a kezeletlen kockázatok a jövőbeni problémák elsődleges forrásai.

Alapelvek

A következő alapelvek kiemelt szerepet játszanak ebben a menedzsment tevékenységben:

• NUP2: Őrizd meg és optimalizáld az energiádat és az erőforrásaidat.
• NUP3: Legyél mindig proaktív.
• NUP4: Ne felejtsd, hogy egy lánc csak annyira erős, mint a leggyengébb láncszeme.
• NUP5: Ne csinálj semmit nyilvánvaló ok nélkül.

Fordította Schwarz Vilmos