Deze managementactiviteit behoort tot de groep projectinitiatie. Deze groep activiteiten wordt aan het begin uitgevoerd om ons voor te bereiden op het project.

Houd workshops om de informatie te verzamelen en stel een projectbeschrijving op die de volgende informatie bevat:

Doel en verwachte voordelen
Verwachte kosten en duur
Eisen en kwaliteitsverwachtingen
Een beschrijving van de in-scope en out-of-scope elementen
Lijst van belanghebbenden

Bepaalde informatie bestaat op dit moment nog niet. Leg de focus dus alleen op de bestaande informatie en voeg de rest later toe aan de projectbeschrijving. Dit document zal gedurende het project hoe dan ook worden herzien en verfijnd.

Als een soortgelijk project eerder is gedaan, controleer dan het archief en gebruik die informatie om een realistischer plan op te stellen.

Projectbeschrijving template

Doel

De projectbeschrijving helpt ons om gedurende de uitvoering op één lijn te blijven met de doelen van het project op hoog niveau. Het document is ook een geweldige bron van informatie over het project voor nieuwe teamleden, hogere managementniveaus, of andere mensen die niet in het team zitten.

Veel voorkomende valkuilen

Er is een optimaal niveau van detail en nauwkeurigheid voor dit document, dat meestal lager is dan wat praktijkmensen veronderstellen. Zorg ervoor dat u een document maakt dat zijn doel dient en niet een document dat voldoet aan een denkbeeldig idee van goed projectmanagement.

Beschrijf alles duidelijk en kort. Vermijd de typische bedrijfswoordenschat die geen echte betekenis overbrengen.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders