Ky aktivitet menaxherial bën pjesë në grupin e Fillimit të Projektit. Ky grup aktivitetesh zhvillohet në fazën fillestare për të përgatitur mjedisin dhe ekipin për nisjen e projektit.

Organizoni workshop-e për të mbledhur informacion dhe për të përgatitur një Përshkrim Projekti, i cili duhet të përmbajë elementet e mëposhtme:

Qëllimi dhe përfitimet e pritshme
Kostoja e parashikuar dhe kohëzgjatja
Kërkesat dhe pritshmëritë për cilësinë
Një përshkrim i përgjithshëm i elementeve që përfshihen dhe atyre që nuk përfshihen në projekt
Një listë e palëve të interesuara

Disa nga informacionet e nevojshme për Përshkrimin e Projektit mund të mos jenë të disponueshme në këtë fazë. Duhet të fokusoheni vetëm te informacioni ekzistues dhe pjesën tjetër ta shtoni më vonë. Gjithsesi, ky dokument do të rishikohet dhe përmirësohet gjatë gjithë ciklit të projektit.

Nëse një projekt i ngjashëm është realizuar më parë, konsultohuni me arkivën e tij dhe përdorni atë informacion për të përgatitur një përshkrim më realist.

Shembull i Përshkrimit të Projektit

Qëllimi

Ky dokument na ndihmon të qëndrojmë të alineuar me qëllimet e projektit gjatë gjithë ekzekutimit të tij. Po ashtu, ky dokument është gjithashtu një burim informacioni i shkëlqyeshëm për anëtarët e rinj të ekipit, menaxherët e nivelit më të lartë ose çdo person tjetër që nuk është brenda ekipit për të kuptuar se për çfarë bën fjalë projekti

Gabimet e zakonshme

Ekziston një nivel i përshtatshëm i detajeve dhe saktësisë për këtë dokument, i cili zakonisht është më i ulët nga sa supozohet nga shumë praktikues. Për të menaxhuar një projekt në mënyrë efektive, është e rëndësishme të krijoni një dokument që i shërben realisht qëllimit të tij, jo thjesht të plotësoni një kërkesë formale ose koncept të përmendur.

Përshkruani çdo gjë në mënyrë të shkurtër dhe të qartë. Shmangni stilin tipik të teksteve të kompanive që janë të paqarta dhe nuk komunikojnë asgjë me kuptim real.

Principet

Principet e meposhtme luajne nje rol te rendesishem ne kete aktivitet menaxherial:

Përkthyer nga: Eldisa Cirogu, Reina Qose, Ejon Dervishi, Genard Mata, Girda Brace