En aquest punt el director del projecte envia els documents del projecte al patrocinador i aquest pren una decisió continuar/no continuar. Per prendre aquesta decisió és possible que el patrocinador necessiti discutir el projecte amb altres responsables de l’organització, com els gestors del portafolis. Però en tot cas és el patrocinador qui decideix com es pren aquesta decisió i quina ha de ser, no el director del projecte.

Si tens un client extern i estàs responent a una sol·licitud de proposta, a més a més de la decisió interna de continuar/no continuar, també hauràs d’enviar la proposta al client i esperar que seleccionin el proveïdor, i que et donin la seva decisió final sobre si la teva proposta continua/no continua. Aquesta activitat de gestió es finalitza quan se signa el contracte o quan es disposi d’un altre document amb validesa legal .

Si s’han d’utilitzar proveïdors externs i alguns ja han estat seleccionats a A05 es possible que vulguis signar el contracte amb ells ara. Es poden seleccionar altres proveïdors externs més endavant i signar els contractes quan sigui necessari.

Propòsit

Els projectes que tenen clients externs sempre tenen una decisió continua/no continua definida, però els projectes interns a vegades eviten aquest pas i simplement comencen sense una decisió formal. És important donar-li la rellevància necessària a aquest punt i comptar amb les signatures i compromisos necessaris abans de continuar endavant.

Per altra banda, algunes organitzacions simplement inverteixen en qualsevol projecte sempre que disposin dels recursos disponibles. Aquesta activitat de gestió està al final d’una cadena d’activitats que tenen com a finalitat arribar a una decisió fonamentada sobre la continuïtat o no del projecte.

Errades habituals

Totes les organitzacions que treballen amb projectes necessiten comptar amb un sistema de gestió del portafolis que avaluï i seleccioni els projectes d’una manera holística i que sigui equilibrada i compatible amb les estratègies de l’organització. Molts dels problemes que s’atribueixen a la gestió de projectes tenen les seves arrels en la gestió del portafolis; com per exemple tenir massa projectes al mateix temps.

Assegura’t que tothom entén que una decisió “no passa” no és un fracàs sinó un senyal que tenim un sistema exitós que entén què no és beneficiós per l’organització. I que això no seria possible sense l’esforç de tots els membres clau del grup d’activitats d’inici del projecte.

Principis

Els següents principis tenen un paper important en aquesta activitat de gestió:

Traduït per Elisabet Duocastella Pla i revisat per Josep Maria Marco Simó