D01 - Gestionar els riscos, els problemes i les sol·licituds de canvi

Has de gestionar els riscos, problemes i les sol·licituds de canvi d’una manera proactiva. Quan identifiquis un nou element d’una d’aquestes tres categories, l’has d’anotar de seguida al Registre de seguiment. Llavors a has d’assignar les seves activitats de seguiment a un custodi (un dels membres de l’equip) i a continuació començar a planificar les respostes per a aquell nou element. I també has d’estar en contacte directe amb els membres de l’equip i els altres interessats per poder identificar els riscos i problemes.

Pots demanar ajuda als altres membres de l’equip o, fins i tot, a interessats externs per atendrer (?)els elements. En els casos complicats pots reunir a tot l’equip i facilitar una sessió de treball per proposar entre tots una resposta col·lectiva utilitzant la saviesa col·lectiva. I en els casos crítics hauries d’involucrar també el patrocinador i buscar la seva aprovació al pla de resposta.

Plantilla del Registre de seguiment

Propòsit

El propòsit principal és respondre als riscos, problemes i les sol·licituds de canvi d’una manera proactiva en lloc de deixar que es resolguin automàticament. D’aquesta manera tindrem control i la possibilitat d’assolir els millors resultats.

Confiar en la teva memòria o en notes no estructurades requereix massa energia mental i t’exposa al risc d’oblidar coses. Per això és millor tenir un simple registre, ser disciplinat i apuntar els elements quan els identifiquis.

Es necessita molt temps i energia per gestionar tots els elements, per aquest motiu has d’assignar custodis. A més a més de distribuir la feina, també ajuda a alinear tothom amb la mateixa meta.

Errades habituals

Considera els següents per evitar alguns dels problemes més habituals d’aquesta àrea:

• No afegeixis massa informació d’avaluació al registre de seguiment.
• Per assegurar que tots els elements es resolguin correctament pots definir llindars, i obligar a l’equip i tu mateix a resoldre’ls dins d’aquests.
• Evita les respostes genèriques i impracticables, haurien de ser alguna cosa que l’equip pugui implementar i que els custodis puguin mesurar.
• No dediquis tot el teu temps a apagar focs (gestionant problemes) sense parar atenció als riscos: els riscos no gestionats són la principal font de futurs problemes.

Principis

Els següents principis tenen un paper important en aquesta activitat de gestió:

• NUP2: Preservar i optimitzar l'energia i recursos.
• NUP3: Proactivitat primer de tot.
• NUP4: Recordar que la cadena és tan forta com la baula més feble.
• NUP5: No executar res sense tenir-ne clar el propòsit.

Traduït per Elisabet Duocastella Pla i revisat per Josep Maria Marco Simó