Diese Managementaktivität gehört zur Projektinitiierung. Dieser Aufgabenbereich wird am Anfang durchgeführt, um uns auf das Projekt vorzubereiten.

Führe Workshops durch, um Informationen zu sammeln und eine Projektbeschreibung zu erarbeiten, welche die folgenden Informationen enthält:

Zweck und erwartete Leistungen
Erwartete Kosten und Dauer
Anforderungen und Qualitätsanspruch
Eine übergeordnete Beschreibung der Projektziele
Eine Liste der Stakeholder:innen, also der Personen oder Organisationen, die ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Projektes haben.

Einige Informationen, die für die Projektbeschreibung benötigt werden, existieren zu diesem Zeitpunkt noch nicht – Du solltest Dich auf die bestehenden Informationen fokussieren und den Rest später hinzufügen. In jedem Fall wird das Dokument im Projektverlauf überarbeitet und verbessert.

Falls zuvor ein ähnliches Projekt durchgeführt wurde, überprüfe dessen Archiv und benutze die Informationen daraus, um eine realistische Beschreibung zu erstellen.

Projektbeschreibungsvorlage

Zweck

Dieses Dokument hilft uns dabei, während der Durchführung des Projektes die übergeordneten Ziele nicht aus den Augen zu verlieren. Es ist auch für neue Teammitglieder, hochrangige Manager:innen und externe Personen ein guter Anlaufpunkt, um zu verstehen, worum es in dem Projekt geht.

Übliche Fallstricke

Dieses Dokument muss in der Regel weniger Details enthalten als meist angenommen wird. Stelle sicher, dass das Dokument seinen Zweck erfüllt. Das ist wichtiger, als ein voreingenommenes Verständnis von “ordentlichem” Projektmanagement zu erfüllen: Denn jedes Projekt ist anders, und das Projektmanagement sollte im Zuge dessen anpassungsfähig bleiben. Oft wird durch zu komplexe Dokumentation - beispielsweise aus größeren, vergangenen Projekten - wertvolle Zeit investiert, die ein kleineres Projekt anderswo besser verwenden könnte.

Beschreibe alles klar, knapp und deutlich. Vermeide inhaltsleere Floskeln, wie man sie aus offiziellen Veröffentlichungen von Organisationen oder Unternehmen als “Corporate Statements” kennt.

Prinzipien

Die folgenden Prinzipien spielen eine wesentliche Rolle in dieser Management-Aktivität:

Übersetzt von Fabian Gregori