На цьому кроці менеджер проєкту відправляє підготовлену проєктну документацію спонсору, а спонсор ухвалює рішення «придатний/непридатний». Щоб ухвалити таке рішення, спонсору може знадобитися обговорити проєкт з іншими особами, які ухвалюють рішення в організації, наприклад, з командою управління портфелем проєктів, але в будь-якому разі це визначає спонсор, а не менеджер проєкту.

Якщо у вас є зовнішній замовник, і ви відповідаєте на запит на пропозицію, окрім прийняття внутрішнього рішення «придатний/непридатний», ви також повинні надіслати пропозицію замовнику та дочекатися, поки він обере свого постачальника та надасть вам остаточне рішення «придатний/непридатний». Цей управлінський крок завершується підписанням договору або іншого юридично обов’язкового документа.

Якщо у вас є зовнішні постачальники, і деякі з них були обрані в A05, можливо, ви захочете підписати з ними контракт на цьому етапі. Додаткових зовнішніх постачальників можна буде вибрати та підписати з ними контракти пізніше в разі потреби.

Мета

У проєктів, у яких є зовнішні замовники, завжди є однозначне рішення «придатний/непридатний», але внутрішні проєкти іноді пропускають цей крок і починаються без нього. Перш ніж продовжувати, важливо пройти цю вузлову точку в проєкті, отримати всі необхідні підписи та зафіксувати зобов’язання.

З іншого боку, деякі організації інвестують у будь-який проєкт, поки у них є доступні ресурси. Ця управлінська діяльність знаходиться в кінці ланцюжка дій, спрямованих на те, щоб перетворити її на виважене рішення, засноване на обґрунтуванні проєкту.

Поширені помилки

Кожна організація, що працює з проєктами, повинна мати систему управління портфелем проєктів. Вона дає змогу оцінювати та відбирати проєкти комплексно, балансуючи та поєднуючи їх зі стратегією організації. Чимало проблем, пов’язаних з системами управління проєктами, мають коріння в управлінні портфелем проєктів, наприклад, наявність занадто великої кількості проєктів одночасно.

Потурбуйтеся про те, щоб усі розуміли, що рішення «придатний/непридатний» — це не поразка, а ознака успішної системи, яка розуміє, що не є корисним для організації, і це було б неможливо без зусиль ключових членів команди в групі з запуску проєкту.

Принципи

Наведені нижче принципи відіграють важливу роль у цій управлінській діяльності:

Переклав Андрій Яшаров