D01 - Zarządzanie ryzykiem, problemami oraz wnioskami o zmiany

Ryzykiem, problemami oraz wnioskami o zmiany należy zarządzać w sposób proaktywny. Po zidentyfikowaniu nowego elementu powinien on zostać natychmiast zarejestrowany w Rejestrze Działań Następczych. Następnie należy przypisać opiekuna dla Działań Następczych (jednego z członków zespołu) oraz rozpocząć planowanie reakcji dotyczących tego elementu. W celu identyfikacji ryzyk i problemów zaleca się pozostawanie w stałym kontakcie z członkami zespołu i innymi interesariuszami.

Pomoc w planowaniu reakcji na zidentyfikowane ryzyka i problemy można uzyskać od innych członków zespołu lub zewnętrznych interesariuszy. W skomplikowanych przypadkach można zebrać cały zespół i przeprowadzić warsztaty, aby wspólnie wypracować reakcję wykorzystującą mądrość tłumu. W sytuacjach krytycznych konieczne jest zaangażowanie sponsora i uzyskanie jego zgody na plan reakcji.

Szablon – Rejestr Działań Następczych

Cel

Głównym celem jest proaktywne reagowanie na ryzyka, problemy oraz wnioski o zmiany, zamiast oczekiwania, że rozwiążą się same. Takie podejście pozwala utrzymać kontrolę i daje możliwość osiągnięcia najlepszych rezultatów.

Poleganie na pamięci lub nieuporządkowanych notatkach pochłania zbyt dużo energii i wiąże się z ryzykiem zapominania o poszczególnych elementach. Dlatego najlepiej jest korzystać z prostego rejestru i wykazywać się dyscypliną w zapisywaniu elementów natychmiast po ich identyfikacji.

Zarządzanie wszystkimi elementami samodzielnie jest zbyt czasochłonne, dlatego konieczne jest wyznaczanie opiekunów. Pozwala to nie tylko dokonać podziału obowiązków, ale także ułatwia ukierunkowanie wszystkich działań na wspólny cel.

Typowe pułapki

Uwzględnienie następujących kwestii pozwoli uniknąć najczęstszych problemów w tym obszarze:

• Do Rejestru Działań Następczych nie należy dodawać zbyt wielu informacji oceniających.
• Aby zapewnić prawidłowe zamknięcie wszystkich elementów, warto określić wartości progowe i zobowiązać siebie oraz innych do zamykania elementów w ramach tych wartości.
• Należy unikać reakcji ogólnych, trudnych do wdrożenia. Reakcje muszą być konkretne, możliwe do wykonania przez zespół i mierzalne przez opiekuna.
• Nie należy poświęcać całego czasu na gaszenie pożarów (zarządzanie problemami), ignorując przy tym ryzyka, ponieważ pominięte ryzyko jest głównym źródłem przyszłych problemów.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

• NUP2: Oszczędzaj i optymalizuj energię i zasoby.
• NUP3: Zawsze bądź proaktywny.
• NUP4: Pamiętaj, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo.
• NUP5: Nie rób niczego bez wyraźnego celu.

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.