A - Inicjowanie projektu
A02 - Mianowanie kierownika projektu
A03 - Mianowanie kluczowych członków zespołu
A05 - Identyfikacja i planowanie przedmiotów dostawy
A06 - Identyfikacja ryzyk i planowanie reakcji
A07 - Przeprowadzenie przeglądu partnerskiego
A08 - Podjęcie decyzji o uruchomieniu/rezygnacji z projektu
A09 - Przeprowadzenie wydarzenia angażującego zespół projektowy (kick off)
B - Miesięczny cykl zarządczy
B01 - Przeprowadzenie przeglądu i dopracowanie planów
B02 - Przeprowadzenie przeglądu partnerskiego w cyklu miesięcznym
B03 - Potwierdzenie /odrzucenie decyzji o kontynuacji projektu
B04 - Przeprowadzenie wydarzenia angażującego zespół projektowy (kick- off)
C - Tygodniowy cykl zarządczy
C01 - Mierzenie i raportowanie zawansowania prac
C02 - Planowanie reakcji na odchylenia
C03 - Przeprowadzenie wydarzenia angażującego zespół projektowy (kick-off)
D - Codzienne zarządzanie
E - Zamknięcie miesiąca
E01 - Przeprowadzenie oceny zadowolenia interesariuszy
F - Zamknięcie projektu
F02 - Przeprowadzenie oceny zadowolenia interesariuszy
F03 - Przeprowadzenie przeglądu partnerskiego z udziałem grupy zamykającej
G - Zarządzanie po zakończeniu projektu
D01 - Zarządzanie ryzykiem, zagadnieniami (w tym wnioskami o zmiany)
To działanie z zakresu zarządzania należy do grupy czynności Zarządzanie codzienne: Jest wykonywana codziennie.
Powinniśmy proaktywnie zarządzać ryzykiem, zagadnieniami i wnioskami o zmiany. Po zidentyfikowaniu nowego elementu natychmiast zarejestruj go w Rejestrze Działań Dla Zidentyfikowanych Ryzyk i Zagadnień. Następnie przypisz opiekunowi (jednemu z członków zespołu) dalsze działania i rozpocznij planowanie reakcji na dany element. Bądź w stałym kontakcie z członkami zespołu i innymi interesariuszami, aby identyfikować ryzyka i zagadnienia.
Pomoc w planowaniu reakcji na zidentyfikowane ryzyka i/lub zagadnienia możesz uzyskać od innych członków zespołu, a nawet zewnętrznych interesariuszy. W skomplikowanych przypadkach możesz zebrać cały zespół i zorganizować warsztaty dla wszystkich, aby znaleźć wspólną reakcję wykorzystując mądrości tłumu. W sytuacjach krytycznych możesz również zaangażować sponsora i uzyskać jego zgodę na plan reakcji.
Szablon – Rejestr Działań Dla Zidentyfikowanych Ryzyk i Zagadnień
Cel
Głównym celem jest proaktywne reagowanie na ryzyka, zagadnienia i wnioski o zmiany, zamiast liczyć na ich samorozwiązanie. Zapewni nam to kontrolę i możliwość uzyskania najlepszych wyników.
Poleganie na własnej pamięci lub nieuporządkowanych notatkach wymaga zbyt wiele energii umysłowej i wiąże się z ryzykiem zapominania o różnych rzeczach. Dlatego najlepiej jest mieć prosty rejestr i samodyscyplinę, aby rejestrować poszczególne elementy, gdy tylko zostaną zidentyfikowane.
Zarządzanie wszystkimi elementami zajmuje zbyt wiele czasu i energii, dlatego należy wyznaczyć ich opiekunów. Oprócz rozłożenia pracy, pomaga to również zapewnić, by wszyscy działali zgodnie z ustalonym celem.
Najczęstsze pułapki
Aby uniknąć najczęstszych problemów w tym obszarze, rozważ poniższe kwestie:
- Nie dodawaj zbyt wielu informacji o ocenie do rejestru dalszych działań.
- Aby upewnić się, że wszystkie elementy są prawidłowo zamykane, warto zdefiniować ograniczenia i zobowiązać siebie i innych do zamykania elementów w ramach tych ograniczeń.
- Unikaj reakcji ogólnych, trudnych do zastosowania w działaniach. Odpowiedzi muszą być czymś, co zespół może wdrożyć, a opiekun może zmierzyć.
- Nie poświęcaj całego czasu na gaszenie pożarów (zarządzanie zagadnieniami) ignorując ryzyko, ponieważ niezarządzane ryzyko jest głównym źródłem przyszłych problemów.
Zasady
Następujące zasady odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:
- NUP2: Zachowaj i zoptymalizuj energię i zasoby.
- NUP3: Stawiaj na proaktywność.
- NUP4: Pamiętaj, że łańcuch jest tak mocny, jak jego najsłabsze ogniwo.
- NUP5: Nie rób niczego bez wyraźnego celu.
Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka.