To działanie zarządcze należy do grupy działań Inicjowanie projektu. Działania z tej grupy są realizowane na początku projektu w celu przygotowania się do jego rozpoczęcia.

Na tym etapie kierownik projektu przekazuje dokumentację projektową sponsorowi, który podejmuje decyzję o uruchomieniu lub odrzuceniu projektu. W celu podjęcia decyzji sponsor może potrzebować konsultacji z innymi decydentami w organizacji, takimi jak warstwa zarządzania portfelem – jednak to sponsor decyduje, w jaki sposób przeprowadzić te konsultacje, a nie kierownik projektu.

Jeśli organizacja posiada klienta zewnętrznego i odpowiada na jego zapytanie ofertowe, obok podjęcia wewnętrznej decyzji o uruchomieniu lub odrzuceniu projektu, należy przesłać ofertę do klienta i oczekiwać na wybór dostawcy oraz przekazanie ostatecznej decyzji. To działanie zarządcze uznaje się za zakończone w momencie podpisania umowy lub ustanowienia innego prawnie wiążącego dokumentu.

Jeżeli planowane jest zaangażowanie zewnętrznych dostawców i niektórzy z nich zostali wybrani A05, podpisanie umowy z nimi zaleca się na tym etapie. Dodatkowi dostawcy mogą być wybierani a umowy z nimi podpisywane na zasadzie ad hoc na późniejszych etapach.

Cel

W przypadku projektów realizowanych na rzecz klientów zewnętrznych zawsze podejmowane są jasno określone decyzje o ich uruchomieniu lub odrzuceniu, natomiast w projektach wewnętrznych ten krok bywa pomijany, a projekty niepostrzeżenie wchodzą w fazę realizacji bez formalnej decyzji. Ważne jest, aby przed kontynuowaniem działań ustanowić wyraźną bramkę decyzyjną, uzyskać wymagane podpisy oraz formalne zobowiązania.

Z drugiej strony, niektóre organizacje inwestują w każdy projekt o ile tylko dysponują zasobami. Niniejsze działanie zarządcze zamyka ciąg czynności, których celem jest doprowadzenie do podjęcia świadomej decyzji opartej na zasadności projektu.

Typowe pułapki

Każda realizująca projekty organizacja powinna posiadać system zarządzania portfelem, który ocenia i wybiera projekty w sposób całościowy, zrównoważony i zgodny ze strategią organizacji. Wiele problemów przypisywanych systemom zarządzania projektami ma swoje źródło w sposobie zarządzania portfelem, na przykład w jednoczesnym prowadzeniu zbyt wielu projektów.

Ważne jest, aby wszyscy rozumieli, że decyzja o rezygnacji z projektu nie jest porażką, lecz oznaką skutecznego systemu, który potrafi rozpoznać inicjatywy niekorzystne dla organizacji. Taki rezultat nie byłby możliwy bez zaangażowania kluczowych członków zespołu w grupę działań inicjujących projekt.

Pryncypia

Następujące pryncypia odgrywają znaczącą rolę w działaniach z zakresu zarządzania:

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.