قِس أداء المشروع مقارنةً بأهدافه، وأعدّ تقديرات واقعية للمُستهدفات (كالوقت والتكلفة). بناءً على ذلك اكتب تقريراً أو عدة تقارير مركزاً فيها على التقديرات، ثم أرسلها إلى أصحاب المصلحة المتنوّعين، وتابع معهم للتأكد من استلامهم للتقرير وفهمهم له.

افحص قائمة أصحاب المصلحة في وصف المشروع للتأكّد بدقة أن كلاً منهم تسلّم التقرير المناسب له. ثم إن تبيَّن لك أن صياغة التقرير غير مناسبة فعدّلها أو استبدلها بصياغة أخرى، مع إرسال المعلومات الجديدة لأصحاب المصلحة.

الغرض من هذا النشاط

الغرض الرئيسي من هذا النشاط هو أن نعرف أين نحن الآن مقارنة بأهدافنا؟ وستساعدنا هذه المقارنة في معالجة الانحرافات في أقرب وقت ممكن. أمّا الغرض الثانوي من النشاط فهو إبقاء أصحاب المصلحة على علمٍ بحال المشروع، مما يعزّز الثقة ويزيد من فرص التعاون.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

لا تكن دقيقاً جداً في القياس، وعليك بالمستوى المناسب من التفصيل والدقة التي تخدم الغرض.
تنبّه إلى أنه يجب أن تقترن جميع القياسات بغايات المشروع وأهدافه، دون حجم الموارد المبذولة في المشروع.
ليكُن التقرير مختصراً وواضحاً، ومُركزاً على المقاييس الفعالة لقياس التقدم.
إن أرسلت تقريراً مفصلاً لبعض أصحاب المصلحة؛ فعليك أن تُرسل لهم أيضاً نسخة مختصرة في صفحة واحدة.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر