Deze managementactiviteit behoort tot de groep projectinitiatie. Deze groep activiteiten wordt aan het begin uitgevoerd om ons voor te bereiden op het project.

Op dit punt begint de projectmanager een team voor het project samen te stellen. Hoewel het project nog niet is goedgekeurd en de uitvoering ervan nog niet is begonnen, zijn er nu al sleutel teamleden nodig om de projectinitiatie-activiteitengroep af te ronden. Deze benoemingen zijn niet voorlopig, en de mensen die op dit moment worden geselecteerd zullen naar verwachting de belangrijkste teamleden zijn wanneer de uitvoering van het project begint.

De belangrijkste teamleden die op dit moment waarschijnlijk nodig zijn, zijn:

De leden van het managementteam
De teamleiders (voor interne productieteams)
De projectleiders van de leveranciers (voor externe productieteams)
Sommige van de technische teamleden

Doel

Een van de doelen van de projectinitiatie-activiteitengroep is het evalueren van de rechtvaardiging van het project. Op basis van de rechtvaardiging wordt besloten of het al dan niet een goed idee is om in het project te investeren. Deze informatie is gebaseerd op een hoog niveau van planning, en een goede planning vereist de medewerking van een groot aantal deskundigen. Als dit niet goed gemaakt wordt, kunnen sommige voordelige projecten worden afgewezen en sommige niet te rechtvaardigen projecten worden geselecteerd.

Veel voorkomende valkuilen

Sommige mensen vinden het misschien tijdverspilling om aan een project te werken als het nog niet zeker is dat het project ook wordt uitgevoerd. De projectmanager moet ervoor zorgen dat iedereen begrijpt dat deze werkwijze een belangrijke investering is voor het bedrijf. Zo is het namelijk mogelijk om de beste projecten te selecteren om in te investeren. Zelfs als het project niet wordt uitgevoerd, is de inspanning van het team niet verspild. Het is juist de inspanning van de teamleden die het bedrijf behoedt voor het investeren in een project dat niet te rechtvaardigen is.

Het bestuurssysteem van de organisatie een belangrijke rol bij het aanstellen van internen of het aannemen van nieuwe externen. Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor om de projectmanager voldoende inspraak te geven bij deze selectie.

Uitgangspunten

De volgende principes spelen een belangrijke rol bij deze beheersactiviteit:

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders