Rreziqet, çështjet dhe kërkesat për ndryshime duhet të menaxhohen në mënyrë proaktive. Sapo të identifikoni një element të ri, regjistrojeni menjëherë në Regjistrin e Ndjekjes. Më pas, caktoni një person përgjegjës nga ekipi për ndjekjen e tij dhe filloni të planifikoni veprimet përkatëse. Duhet të jeni vazhdimisht në kontakt me anëtarët e ekipit dhe palët e interesuara për të identifikuar rreziqet dhe çështjet në kohë.

Për të reaguar ndaj këtyre elementeve, mund të kërkoni ndihmën e anëtarëve të tjerë të ekipit ose edhe të palëve të jashtme. Në raste të ndërlikuara, mund të organizoni një takim bashkëpunues me gjithë ekipin për të gjetur një zgjidhje, duke u mbështetur në mençurinë e grupit dhe duke shfrytëzuar ekspertizën e përbashkët. Në situata kritike, është e nevojshme të angazhohet sponsori dhe të merret miratimi i tij për planin e propozuar të veprimit.

Shembull i Regjistrit të Ndjekjes

Qëllimi

Qëllimi kryesor është të reagojmë në mënyrë proaktive ndaj rreziqeve, çështjeve dhe kërkesave për ndryshim, dhe jo t’i lëmë ato të zgjidhen vetë. Kjo qasje na jep kontroll mbi situatën dhe rrit mundësinë për të arritur rezultate sa më të mira.

Mbështetja tek kujtesa apo shënimet e paorganizuar kërkon shumë energji mendore dhe rrezikon që disa elemente të harrohen. Për këtë arsye, është më mirë të përdoret një regjistër i thjeshtë dhe të krijohet disiplina për t’i regjistruar menjëherë të gjitha elementet e identifikuara.

Menaxhimi i të gjitha çështjeve kërkon shumë kohë dhe energji, ndaj është e domosdoshme ndarja e përgjegjësive duke caktuar persona përgjegjës. Kjo jo vetëm që shpërndan ngarkesën, por ndihmon edhe në harmonizimin e ekipit drejt të njëjtit qëllim.

Gabimet e zakonshme

Për të shmangur disa nga problemet më të zakonshme në këtë aktivitet menaxhimi, kini parasysh pikat të mëposhtme:

Mos shtoni shumë informacion vlerësues në Regjistrin e Monitorimit.
Përcaktoni pragje kohore për mbylljen e çdo elementi dhe angazhohuni që, si ju ashtu edhe të tjerët, t’i mbyllni brenda këtyre afateve.
Shmangni përgjigjet gjenerike dhe të pazbatueshme – çdo përgjigje duhet të jetë konkrete, e zbatueshme nga ekipi dhe e matshme nga personi përgjegjës.
Mos e përqendroni gjithë kohën vetëm në menaxhimin e çështjeve aktuale – jepni rëndësi edhe rreziqeve, pasi ato që nuk adresohen në kohë shpesh shndërrohen në probleme serioze në të ardhmen.

Principet

Principet e meposhtme luajne nje rol te rendesishem ne kete aktivitet menaxherial:

Përkthyer nga: Eldisa Cirogu, Reina Qose, Ejon Dervishi, Genard Mata, Girda Brace