A04 - اكتب وصفاً للمشروع

اعقِد ورشة عمل لجمع المعلومات اللازمة لإعداد وثيقة وصف المشروع، والتي تحتوي ما يلي:

• الغرض من المشروع والفوائد المرجوّة
• التكلفة والمدة المتوقعة
• المتطلبات وتوقعات الجودة
• وصف مُوجز لما يدخل في نطاق المشروع وما لا يدخل فيه
• قائمة بأصحاب المصلحة

وبعض المعلومات المطلوبة في وصف المشروع قد تكون غير متوفّرة في هذه اللحظة، والذي عليك هو التركيز فيما هو متوفر حالياً، وإضافة ما تبقى لاحقاً. وعلى كل حال فهذه الوثيقة سيتم مراجعتها وتحسينها باستمرار خلال المشروع.

إذا كان هناك مشروع مماثل قد نُفّذ سابقاً فراجع أرشيفه واستخدم بعض معلوماته لإعداد وصف أكثر واقعية.

نموذج وصف المشروع

الغرض من هذا النشاط

يساعد وصف المشروع على التوافق مع أهداف المشروع الموجزة خلال مراحل تنفيذه، كما أنه مصدر مهم للمدراء في المستويات العليا، ولأعضاء الفِرق الجدد، ولكل شخص يتصل بالمشروع ليفهم أبعاده.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

كثيراً ما نرجو الوصول إلى درجة مثالية من التفصيل والدقة في وثيقة وصف المشروع، لكنّ الواقع عند التنفيذ عادةً ما يكون أقل مما يرجوه مُعدّ الوثيقة. لذا تأكد من إعداد وثيقة عمليّة تفي بالغرض، بدلاً من تلبية افتراض مُسبق عن الإدارة المثالية للمشروع.

صِف كل شيء بوضوح وإيجاز، وتجنّب البيان والعبارات التي لا توصل أيّ معنى حقيقي.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

• NUP2: الحفاظ على الطاقة والموارد وتحسينها
• NUP4: تذكر أن السلسلة تكون فقط بنفس قوة الحلقة الأضعف
• NUP5: لا تفعل أي شيء دون هدف واضح
• NUP6: استخدم عناصر قابلة للتكرار

ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر