Ky aktivitet menaxherial bën pjesë në grupin e Fillimit të Projektit. Ky grup aktivitetesh zhvillohet në fazën fillestare për të përgatitur mjedisin dhe ekipin për nisjen e projektit.

Në këtë fazë, menaxheri i projektit i dërgon dokumentet përkatëse sponsorit, i cili merr vendimin për miratimin ose jo të nisjes së projektit. Për të marrë këtë vendim, sponsori mund të ketë nevojë të konsultohet me vendimmarrës të tjerë brenda organizatës, siç është niveli i menaxhimit të portofolit të projekteve – megjithatë, është në dorën e sponsorit të vendosë se si do të veprojë, jo në dorën e menaxherit të projektit.

Nëse keni një klient të jashtëm dhe po i përgjigjeni një kërkese për ofertë, përveç marrjes së një vendimi të brendshëm për miratimin ose jo të nisjes së projektit, duhet gjithashtu t’i dërgoni ofertën klientit dhe të prisni që ai të përzgjedhë bashkëpunëtorët e jashtëm dhe t’ju japë vendimin përfundimtar për miratimin ose jo të nisjes së projektit. Ky aktivitet menaxherial konsiderohet i përfunduar kur nënshkruhet kontrata, ose kur vendoset një element tjetër me fuqi ligjore.

Nëse do të angazhoni palë të jashtme kontraktuese dhe disa prej tyre janë përzgjedhur që në fazën A05, mund të jetë momenti i duhur për të nënshkruar kontratat me ta. Palë të tjera të jashtme mund të përzgjidhen dhe kontratat përkatëse të lidhen më vonë, në bazë të nevojave të projektit.

Qëllimi

Projektet që kanë klientë të jashtëm zakonisht përfshijnë vendime të qarta për nisje apo jo, ndërsa kjo nuk ndodh gjithmonë me projektet e brendshme, të cilat ndonjëherë zvarriten pa një vendim formal. Kjo duhet të sqarohet që në fillim, përpara se të ndërmerren nënshkrime apo angazhime zyrtare për projektin.

Nga ana tjetër, disa organizata zgjedhin të investojnë në çdo projekt për sa kohë që kanë burime financiare të disponueshme. Ky aktivitet menaxherial ndodhet në fund të një zinxhiri procesesh që synojnë të sigurojnë që vendimi për nisjen e projektit të bazohet në një arsyetim të mirëfilltë dhe jo vetëm në disponueshmërinë e burimeve.

Gabimet e zakonshme

Çdo kompani që punon me projekte duhet të ketë një sistem të menaxhimit të portofolit, i cili vlerëson dhe përzgjedh projektet në mënyrë të kujdesshme, duke ruajtur ekuilibrat dhe duke vepruar në përputhje me strategjinë e organizatës. Shumë nga problemet që i atribuohen sistemeve të menaxhimit të projekteve e kanë burimin në menaxhimin e portofolit — për shembull, situatat ku ndërmerren shumë projekte njëkohësisht pa kapacitet të mjaftueshëm.

Sigurohuni që të gjithë të kuptojnë se një vendim për të mos vazhduar me projektin nuk është një dështim; përkundrazi, është një tregues i një sistemi të suksesshëm që arrin të dallojë kur një projekt nuk është i vlefshëm për organizatën. Ky lloj vendimi nuk do të ishte i mundur pa përpjekjen dhe kontributin e anëtarëve kryesorë të ekipit gjatë fazës së nisjes së projektit.

Principet

Principet e meposhtme luajne nje rol te rendesishem ne kete aktivitet menaxherial:

Përkthyer nga: Eldisa Cirogu, Reina Qose, Ejon Dervishi, Genard Mata, Girda Brace