Treba proaktivno upravljati rizicima, problemima i zahtevima za promene. Kada se identifikuje nova stavka, treba je odmah zapisati u Registar za Praćenje. Nakon toga, odrediti zaduženu osobu za dalje praćenje stavke (neko od članova tima) i početi sa planiranjem odgovora na stavku. Mora se neprekidno biti u kontaktu sa članovima tima i drugim zainteresovanim stranama da bi se identifikovali rizici i problemi.

Za odgovor na stavke, može se potražiti pomoć od drugih članova tima ili čak spoljnih zainteresovanih strana. U komplikovanijim slučajevima, može se okupiti ceo tim i moderirati radionica kako bi se posredovalo u traženju kolektivnog odgovora koristeći Mudrost gomile. U kritičnim slučajevima, treba uključiti i sponzora i tražiti njihovo odobrenje za planirani odgovor.

Registar za Praćenje - obrazac

Svrha

Glavni cilj je proaktivan odgovor na rizike, probleme i zahteve za promene, pre nego puštati da se sami od sebe razreše. Time stičemo kontrolu i mogućnost dobijanja najboljih rezultata.

Oslanjanje na pamćenje ili na nestrukturisane beleške iziskuje previše mentalne energije i stvara rizik zaboravljanja stavki. Zbog toga je najbolje imati jednostavan registar i samodisciplinu za zapisivanje stavki čim se identifikuju.

Potrebno je previše vremena i energije za upravljanje svakom stavkom, zato je potrebno raspodeliti na zadužene osobe. Osim raspodele u timu, ovo pomaže da svi bolje povežu sa zajedničkim ciljem.

Česte zamke

Razmotriti sledeće da bi se izbegli najčešći problemi u ovom podrućju:

Ne dodavati previše detalja vezano za procene u Registar za Praćenje.
Da bi se omogućilo pravilno zatvaranje svih stavki, definisati pragove i obavezati sebe i druge na zatvaranje stavki unutar zadatih pragova.
Izbeći generičke, nesprovodljive/nedelotvorne odgovore. Odgovori moraju biti nešto što tim može da implementira, a zadužena osoba da izmeri.
Ne trošiti svo vreme na “gašenje požara” (upravljanje problemima) bez poklanjanja pažnje rizicim, pošto su rizici kojima se ne upravlja veliki veliki izvor budućih problema.

Principi

Sledeći principi igraju značajnu ulogu u ovoj upravljačkoj aktivnosti:

Preveo Vladimir Majstorović