Prace wykonywane w ramach projektu P3.express powinny być zgodne z Niemal Uniwersalnymi Pryncypiami Projektów Prawie Uniwersalnymi Zasadami Projektów (NUPP). P3.express również został zaprojektowany zgodnie z NUPP.

Organizacja

Istnieje zespół zarządzający odpowiedzialny za działania związane z zarządzaniem projektem, z jednym lub kilkoma członkami zespołu, w zależności od wielkości i złożoności projektu. Kierownik projektu kieruje tym zespołem i jest odpowiedzialny za działania związane z zarządzaniem projektem. Osoba ta podlega zewnętrznemu kierownikowi projektu klienta (jeśli taki istnieje), a także wewnętrznemu sponsorowi, który jest kierownikiem wyższego szczebla odpowiedzialnym za ostateczny wynik projektu, jego finansowanie, pozyskiwanie zasobów, itp.

Projekt obejmuje jeden lub więcej zespołów realizacyjnych. Każdy wewnętrzny zespół realizacyjny (którego członkowie są przedstawicielami organizacji realizującej projekt) jest prowadzony przez lidera zespołu, który podlega swojemu kierownikowi „w strukturze funkcjonalnej organizacji” (jeśli taki istnieje), a także kierownikowi projektu. Każdy zewnętrzny zespół realizacyjny (dostawcy) jest kierowany przez kierownika projektu dostawcy, który podlega swoim wewnętrznym kierownikom, a także kierownikowi projektu.

Dokumenty

Poniżej znajdują się dokumenty zdefiniowane w P3.express:

Opis projektu (szablon)
Mapa Przedmiotów Dostawy
Rejestr Działań Następczych (szablon)
Rejestr Stanu Projektu (szablon)

Szablonów można używać w obecnej postaci lub jako przewodnika do tworzenia niestandardowych konfiguracji.

Ważne jest, aby dokumentacja projektowa była przechowywana w jednym, centralnym miejscu – z zapewnionym dostępem zdalnym, regularnie tworzonymi kopiami zapasowymi oraz mechanizmami uwierzytelniania i autoryzacji. Jeśli Twoja organizacja nie posiada takiej platformy, możesz skorzystać z jednego z poniższych rozwiązań open-source, uwzględniających prywatność:

Jeśli zespół nie jest zlokalizowany w jednym miejscu, potrzebna będzie również platforma czatu zespołowego. Poniżej znajduje się kilka opcji open-source uwzględniających prywatność:

Rejestrowanie ryzyk, problemów oraz wniosków o zmianę w Rejestrze Działań Następczych powinno następować niezwłocznie. W związku z tym należy skonfigurować system w taki sposób, aby dostęp do rejestru był jak najłatwiejszy — w tym także z telefonu komórkowego. Jeśli nie jest to możliwe, można użyć osobistego dziennika do tymczasowego zapisywania informacji, a następnie jak najszybciej przenieść je do rejestru.

Poniżej znajduje się kilka aplikacji open-source do robienia notatek, które zapewniają ochronę prywatności i mogą służyć jako proxy:

Dostosowanie

W P3.express można wprowadzić zmiany, aby lepiej dostosować go do swojego środowiska. Należy jednak uważać, aby nie zaszkodzić wewnętrznej spójności systemu i zachować jego prostotę. Zwykle lepiej jest zacząć od oryginalnej formy P3.express i stopniowo dopasowywać ją do swoich potrzeb, udoskonalając te wybory poprzez kontrolę i adaptację.

Punkty widzenia (klienta, dostawcy)

Jeśli organizacja nie ma zewnętrznego klienta ani zewnętrznych dostawców, projekt będzie miał tylko jeden punkt widzenia; w przeciwnym razie każda organizacja zaangażowana w projekt będzie miała własny punkt widzenia. Wszystko w P3.express powinno być postrzegane z Twojego punktu widzenia (Twojej organizacji) na projekt; np. opisując uzasadnienie projektu w dokumencie Opis projektu, należy opisać swoje własne uzasadnienie, a nie uzasadnienie klienta zewnętrznego. P3.express nie jest jedynym systemem, który ma być używany przez każdą stronę zaangażowaną w projekt, ale systemem używanym do zarządzania projektem we własnych ramach.

Oprócz dokumentów, myśląc o rolach, należy również wziąć pod uwagę różne punkty widzenia. Można być „kierownikiem projektu” z punktu widzenia własnej organizacji, ale przez klienta postrzeganym za „kierownika projektu dostawcy”, a dostawca – za „kierownika projektu klienta”.

Historia

Pierwsza wersja P3.express została opublikowana w czerwcu 2016 r., po czym nastąpiły drobne aktualizacje w latach 2018 i 2020. Projekt drugiej wersji P3.express został opublikowany w marcu 2021 r. w celu zebrania komentarzy, a wersja ostateczna została wydana w maju 2021 r.

W grudniu 2022 r. opublikowano pierwszy projekt micro.P3.express, czyli odmiany P3.express dostosowanej do mikroprojektów realizowanych przez zespoły liczące od 1 do 7 osób.

Przetłumaczone przez Groch Waldemar, Jerzy Stawicki, Elżbieta Kotelnicka. Edition: Maciej Czuchra.