Tổ chức hội thảo để xây dựng các yếu tố cấu thành sản phẩm chia nhỏ theo cấu trúc cấp bậc: gọi là các sản phẩm bàn giao (hay giao phẩm) của dự án (thuật ngữ tiếng Anh: deliverables). Khi cần thiết, hãy mô tả ngắn gọn các giao phẩm để giải thích phạm vi, chất lượng hoặc các yếu tố quan trọng khác của chúng. Lưu trữ thông tin này vào Bản đồ các giao phẩm dưới bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như sơ đồ tư duy.

Bản đồ các giao phẩm có thể được khai triển bằng cách đưa các yếu tố phụ thuộc vào từng hạng mục. Khi có nhiều yếu tố phụ thuộc, mỗi hạng mục có thể được lên lịch dựa trên các yếu tố phụ thuộc đó và ước tính thời gian hoàn thành, trong khi nếu không có nhiều yếu tố phụ thuộc, các hạng mục có thể được ưu tiên hóa theo tiêu chí và được lựa chọn thực hiện dựa trên mức độ ưu tiên hoặc tùy ý thay vì theo lịch trình. Nhiều dự án có thể hưởng lợi từ cách tiếp cận dựa trên yếu tố phụ thuộc đối với các giao phẩm tổng thể (cấp độ cao hơn) và cách tiếp cận dựa trên mức độ ưu tiên đối với các giao phẩm con (cấp độ thấp hơn).

Nếu một dự án tương tự đã được thực hiện trước đó, hãy kiểm tra kho tài liệu và sử dụng thông tin đó để chuẩn bị một Bản đồ các giao phẩm tốt hơn.

Sau khi có Bản đồ các giao phẩm, có thể bạn sẽ cần phải điều chỉnh lại Mô tả dự án.

Biểu mẫu Mô tả dự án

Mục đích

Mặc dù Mô tả dự án rất quan trọng và luôn cần phải nhất quán với nó nhưng nó lại khá trừu tượng và khó sử dụng trong công việc hàng ngày. Bản đồ các giao phẩm thu hẹp khoảng cách bằng cụ thể hóa phạm vi của dự án, giúp nó trở nên rõ ràng hơn. Đây cũng trọng tâm để hình thành nên lịch trình của dự án, từ đó trở thành nguồn tư liệu giúp chúng ta quyết định những việc cần làm tiếp theo và đo lường tiến độ.

Những sai lầm phổ biến

Các chuyên gia thường nghĩ đến “công việc” thay vì “sản phẩm bàn giao” khi tạo Bản đồ các giao phẩm. Bạn cần tổ chức hội thảo theo cách giúp mọi người tập trung vào kết quả đạt được, mà không phụ thuộc vào công việc cơ bản. Để đảm bảo được như vậy, hãy sử dụng cụm danh từ thay vì cụm động từ để đặt tên cho các giao phẩm. Đôi khi, sử dụng bản đồ tư duy cũng sẽ giúp ích vì nó trực quan hóa cấu trúc cấp bậc của các yếu tố.

Các nguyên tắc

Các nguyên tắc sau đây đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý này:

Được dịch bởi hanhivo