Θα πρέπει να διαχειριζόμαστε τους κινδύνους, τα θέματα και τις απαιτήσεις αλλαγών προνοητικά. Όταν αναγνωρίσετε ένα καινούργιο θέμα, καταγράψτε το άμεσα στο Καταχωρητής Επόμενων Ενεργειών. Έπειτα, αναθέστε τις επόμενες ενέργειες σε ένα φύλακα (κάποιον από τα μέλη της ομάδας) και ξεκινήστε να προγραμματίζετε τις αντιδράσεις για το θέμα. Θα πρέπει να είστε συνεχώς σε επαφή με τα μέλη της ομάδας και τους άλλους εμπλεκομένους για να αναγνωρίσετε τους κινδύνους και τα θέματα.

Μπορείτε να λάβετε βοήθεια και από άλλα μέλη της ομάδας όπως επίσης και από εξωτερικούς εμπλεκομένους για να αντιδράσετε στα θέματα. Σε περίπλοκες περιπτώσεις, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλη την ομάδα και να διοργανώσετε ενα workshop για όλα αυτά, να προτείνετε μια αντίδραση όλοι μαζί χρησιμοποιώντας το σοφία του πλήθους. Σε κρίσιμες περιπτώσεις, εμπλέξτε και τον χορηγό, και ζητήστε την έγκρισή τους για το πλάνο αντίδρασης.

Καταχωρητής Επόμενων Ενεργειών template

Σκοπός

Ο κύριος σκοπός είναι η αντίδραση στα θέματα, τους κινδύνους, και τις αλλαγές προνοητικά, αντί να τα αφήνουμε να λύνονται αυτόματα. Έτσι, θα έχουμε τον έλεγχο και την πιθανότητα να πάρουμε τα καλύτερα αποτελέσματα.

Βασιζόμενοι στη μνήμη σας ή σε μη δομημένες σημειώσεις απαιτεί πάρα πολύ ενέργεια και έχει το ρίσκο το να ξεχαστούν κάποια θέματα. Για το λόγο αυτό είναι καλύτερο να έχουμε έναν απλό καταχωρητή και την πειθαρχία να καταγράφουμε τα θέματα την ώρα που ανιχνεύονται.

Απαιτεί πολύ χρόνο και ενέργεια η διαχείριση όλων των θεμάτων και γι αυτό το λόγο απαιτείται η ανάθεση φυλάκων. Επιπρόσθετα του να μοιράζουμε τη δουλειά, βοηθάει επίσης και στο να ευθυγραμμίζονται όλοι στον ίδιο σκοπό.

Συχνές Παγίδες

Μελετήστε τα ακόλουθα για να αποφύγετε κάποια από τα πιο κοινά προβλήματα στη συγκεκριμένη περιοχή:

Μην προσθέτετε πολύ πληροφορία αξιολόγησης στον Καταχωρητή Επόμενων Ενεργειών.
Για να διασφαλίσετε ότι όλα τα θέματα επιλύονται σωστά, μπορείτε να ορίσετε όρια και να υποχρεώσετε τον ευατό σας αλλά και τους άλλους να επιλύονται τα θεματα μέσα σε αυτά τα όρια.
Αποφύγετε γενικές, μη εφαρμόσιμες αντιδράσεις. Οι αντιδράσεις πρέπει να είναι έτσι που η ομάδα θα μπορεί να τις εφαρμόσει και ο φύλακας να μπορεί να μετρήσει.
Μην σπαταλάτε όλο τον χρόνο σας σβήνοντας φωτιές (διαχείριση θεμάτων) χωρίς να προσέχετε τους κινδύνους, αφου η μη διαχειρίσιμοι κίνδυνοι είναι κύρια αιτία θεμάτων.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος