P3.express maakt gebruik van het eenvoudige proces zoals beschreven in het diagram hierboven. Dit proces bestaat uit 33 management activiteiten die verdeeld zijn in 7 groepen. Klik op een van de activiteiten in het schema om bijbehorende pagina te openen, of begin eenvoudigweg met de eerste activiteit, A01.

Uitgangspunten/Principes

Al het werk in een P3.express project moet overeenkomen met de Nagenoeg Universele Project Principes (Nearly Universal Principles of Projects, of NUPP in het kort). P3.express zelf is ook ontworpen om aan de NUPP te voldoen.

Organisatie

Er is een managementteam verantwoordelijk voor de projectmanagement activiteiten, met één of meer teamleden, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project. De projectmanager staat aan het hoofd van dit team en is verantwoordelijk voor de projectmanagement activiteiten. Deze persoon rapporteert aan de externe projectmanager van de klant (als die er is) en aan de interne sponsor. Dat is een senior manager die verantwoordelijk is voor het eindresultaat van het project, voor de financiering, de middelen, en de teamleden, enz.

Het project kent een of meer productieteams. Elk intern productieteam (een team met teamleden van uw eigen bedrijf) wordt geleid door een teamleider, die rapporteert aan de functionele manager (als die er is) en de projectmanager. Elk extern productieteam (leveranciers) wordt geleid door een leverancierprojectmanager die rapporteert aan hun interne managers als aan de projectmanager.

Documenten

Hieronder volgen de documenten die in P3.express zijn gedefinieerd:

Projectbeschrijving (template)
Deliverables folder
Follow-upregister (template)
Health register (template)

De documenten kunnen worden gebruikt zoals ze zijn, of als leidraad om deze documenten in uw eigen systeem op te zetten.

Het is belangrijk om een centrale plaats te hebben voor uw projectdocumenten, met geplande back-ups, toegang op afstand, en verificatie en autorisatie. Als uw bedrijf niet over een dergelijk platform beschikt, kunt u een van de volgende open-source, privacy-bewuste oplossingen gebruiken:

Als het team niet op dezelfde locatie is gevestigd, heeft u ook een chatplatform nodig. Hieronder een paar open source, privacy-bewuste opties:

Het is belangrijk om risico’s, problemen en wijzigingsverzoeken onmiddellijk in het opvolgingsregister vast te leggen. Daarom moet u het systeem zo inrichten dat de toegang tot het register zo gemakkelijk mogelijk is. Het is erg handig als u bijvoorbeeld ook toegang heeft vanaf uw mobiele telefoon. Als dat niet mogelijk is, gebruik dan een persoonlijk dagboek om ze te noteren, en ze dan zo snel mogelijk over naar uw register over te brengen. De volgende zijn een paar open-source, privacy-vriendelijke toepassingen voor het maken van aantekeningen die u als alternatief kunt gebruiken:

Maatwerk

U kunt wijzigingen aanbrengen in P3.express om het beter op uw omgeving af te stemmen. Wees echter voorzichtig dat u daarbij de interne consistentie van uw systeem niet schaadt. Zorg er ook voor dat u uw systeem eenvoudig houdt. Het is meestal beter om te beginnen met de oorspronkelijke vorm van P3.express. Vervolgens kunt u deze zeer geleidelijk aan passen aan uw behoeften en kunt u keuzes verfijnen door inspectie en aanpassingen.

Perspectief

Als uw project voor intern gebruik is en u geen externe klant en geen externe leveranciers heeft, dan zal er slechts één perspectief voor het project zijn. Anders zal elke organisatie die bij het project betrokken is zijn eigen perspectief hebben. Alles in P3.express moet worden gezien vanuit uw perspectief op het project; bijvoorbeeld, wanneer u de rechtvaardiging van het project beschrijft in het projectbeschrijvingsdocument, beschrijf dan uw eigen rechtvaardiging, en niet die van de externe klant. P3.express is niet één systeem dat door elke bij het project betrokken partij moet worden gebruikt, maar een systeem dat u gebruikt om het project binnen uw eigen grenzen te managen.

Naast de documenten moet ook het perspectief de basis zijn bij het nadenken over de rollen. U kunt de “projectmanager” zijn vanuit uw eigen perspectief, terwijl u vanuit het perspectief van de klant wordt gezien als “projectmanager van de leverancier” en vanuit het perspectief van uw leveranciers als “projectmanager van de klant”.

Geschiedenis

De eerste versie van P3.express werd gepubliceerd in juni 2016. Daarna volgden twee kleine herzieningen in 2018 en 2020. Het ontwerp van de tweede versie van P3.express werd in maart 2021 gepubliceerd. De definitieve versie werd in mei 2021 gepubliceerd.

Vertaald door Paul Vermeylen en Willem Van Mulders