يجب إدارة المخاطر والمشكلات وطلبات التغيير بشكلٍ استباقي، فإذا استجدّ أحد هذه العناصر فإنه يجب عليك تسجيله في سجلّ المتابعة فوراً. ثمّ تعيين أحد أعضاء الفريق مسؤولاً عن متابعته (الوصيّ)، والبدء في تخطيط الاستجابة الأمثل لهذا العُنصر. ويجب أن تكون على اتصال مستمرٍ مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين لتحديد المخاطر والمشكلات.

كما يُمكنك الحصول على المساعدة من أعضاء الفريق الداخليين أو حتى من أصحاب المصلحة الخارجيين، لتخطيط الاستجابة الأمثل لعناصر سجلّ المتابعة. وفي الحالات المعقّدة يمكنك جمع الفريق بأكمله، وعقد ورشة عمل للحصول على استجابة جماعية باستخدام حكمة الجمهور.

أما في الحالات الحرجة، فيجب عليك إشراك الراعي، وأخذ موافقته على خطتك للاستجابة.

نموذج سجلّ المتابعة

الغرض من هذا النشاط

إن الهدف الرئيسي هو الاستجابة الاستباقيّة للمخاطر والمشكلات وطلبات التغيير بدلاً من انتظارها تُحلُّ تلقائيّاً. والقيام بذلك يمنحنا إمكانية التحكم والحصول على أفضل النتائج.

إن الاعتماد على ذاكرتك أو على الملاحظات غير المنظمة يستهلك طاقة ذهنية عالية وقد يؤدي لخطر نسيان بعض المخاطر. لذا فمن الأفضل أن يكون لديك سِجلّ صغير وانضباط ذاتي لتسجيل العناصر المستجدة بمجرد ضبطها.

تستهلك مُعالجة جميع عناصر سِجِلّ المتابعة الكثيرَ من الوقت والجُهد، ولهذا السبب تحتاج إلى تعيين أوصياء. وإضافةً إلى فائدة توزيع العمل على العديد من الأعضاء (الأوصياء)؛ فإنه أيضاً مُساعد في ربط الجميع بنفس الهدف.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

لا تُبالغ في إضافة الكثير من معلومات التقييم إلى سجلّ المتابعة.
لضمان إغلاق المستجدات بشكل مناسب يُمكنك أن تضع حدوداً لذلك تُلزِم بها نفسك والآخرين.
تجنّب الاستجابات العامة غير القابلة للتنفيذ، وعليك أن تضع استجابات قابلة للتنفيذ، ويُمكن قياسها.
لا تقضِ كلّ وقتك في معالجة المشكلات (مكافحة الحرائق) دون الانتباه للمخاطر المتوقعة؛ لأن المخاطر المتوقّعة غير المُدارة ستكون مصدر رئيسي لمشكلات مستقبلية.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر