في هذه الخطوة يُرسل مدير المشروع وثائق المشروع إلى الراعي، ويتخذ الراعي قرار المضيّ في المشروع أو عدمه. ولاتخاذ هذا القرار قد يحتاج الراعي لمناقشة المشروع مع بعض صناع القرار في المنظمة كشريحة إدارة المحافظ، ويعتمد ذلك على رؤية راعي المشروع وليس مدير المشروع.

إذا كان لديك عميلٌ خارجي وكنت تستجيب لطلب مقترح مشروع، فإنه إضافة إلى قرار الانطلاق في المشروع أو عدمه داخلياً، عليك أيضاً إرسالُ المقترح إلى العميل، والانتظار حتى يختار مورّديه، ويعلمك بالقرار النهائي في انطلاق المشروع أو عدمه. ويكتمل هذا النشاط الإداري حين يتم توقيع العقد، أو في حال توفر لديك مُستند قانوني يُلزم بذلك.

إن كنت ستتعاقد مع مورّدين خارجيين، وتم اختيار بعضهم في A05، فقد تحتاج إلى توقيع العقود معهم في هذه الخطوة، كما أنه يمكنك إضافة مورّدين خارجيين وتوقيع العقود معهم لاحقاً إذا تطلّب الأمر ذلك.

الغرض من هذا النشاط

المشاريع التي تتضمّن عملاء خارجيّين دائماً ما يتم قرار الانطلاق في المشروع أو عدمه بشكل واضح وعلنيّ، في حين أن المشاريع الداخلية قد تنقصها هذه الخطوة، فيتسلّل المشروع وينطلق دون قرار واضح. ومن المهم جعل هذا القرار هو المدخل للمشروع، والحصول على التوقيع والالتزام الملائم قبل المواصلة.

بعض المنظمات قد تستثمر في أي مشروع طالما توفرت لديها الموارد. يقع هذا النشاط الإداري في آخر سلسلة الأنشطة التي تهدف إلى تحويل المشروع إلى قرارٍ مدروسٍ مبنيّ على المبرّرات.

الأخطاء الشائعة

لتجنّب بعض الأخطاء الشائعة في هذا النشاط الإداري، خذ بعين الاعتبار ما يلي:

كثيرٌ من المشكلات المتعلقة بأنظمة إدارة المشاريع تعود جذورها إلى الخلل في إدارة المحافظ، مثل الدخول في عدد كبير من المشاريع في نفس الوقت.

وأيّ منظمة تتعامل مع المشاريع بحاجة إلى نظام إدارة محافظ، يقيّم المشاريع ويختارها بشمول واتزان وتوافق مع استراتيجيات المنظمة. ينبغي إقناع الجميع أن قرار عدم المضيّ في المشروع ليس فشلاً، بل هو علامة على وجود نظامٍ ناجح، يفهم ويعِي ما لا يفيد المنظمة، وأن هذا لم يكن بالإمكان دون جهد أعضاء الفريق الرئيسيّين خلال مجموعة أنشطة بدء المشروع.

المبادئ

تؤدي المبادئ التالية دوراً مُهمّاً في هذا النشاط الإداري:

ساهم في الترجمة للعربية: أحمد عسيري , يوسف داهم , عفاف مزي , سامر بابكر , محمد خلف الله , ‎فيصل الشمراني , ‎أسامة يوسف , ‎الشيخ بن عبد السلام , ‎علي العلي , جعفر الطاهر