Η συγκεκριμένη δραστηριότητα διαχείρισης ανήκει στην ομάδα Αρχικοποίηση έργου. Οι ομάδες αυτές δραστηριοτήτων τρέχουν στη αρχή για να μας προετοιμάσουν για το έργο.

Πραγματοποιήστε workshops έτσι ώστε να δημιουργήσετε μια ιεραρχική δομή από τα δομικά στοιχεία του προιόντος: παραδοτέα. Όπου είναι απαραίτητο, προσθέστε μια σύντομη περιγραφή στα παραδοτέα για την επεξήγηση του σκοπού, της ποιότητας, ή άλλων σημαντικών παραγόντων. Αποθηκεύστε τη συγκεκριμένη πληροφορία στο Χάρτη Παραδοτέων, ο οποίος μπορεί να έχει οποιαδήποτε μορφη όπως πχ mind map.

Ο Χαρτης Παραδοτέων μπορεί να επεξεργαστεί επιπλέον, συμπεριλαμβάνοντας και τις εξαρτήσεις μεταξύ των στοιχείων. Όταν υπάρχουν πολλές εξαρτήσεις, τα στοιχεία θα μπορούσαν να προγραμματιστούν βασιζόμενα στις εξαρτήσεις τους και τις υπολογισμένες διάρκειες, ενώ όταν δεν υπάρχουν πολλές εξαρτήσεις, τα στοιχεία μπορούν να ταξινομηθούν με προτεραιότητα μέσω ενός κατάλληλου συνόλου κριτηρίων και επιλεγμένων για εκτέλεση με βάση τις προτεραιότητες και τον αυτοσχεδιασμό, αντί με βάση ενα προγραμμα.Πολλά έργα μπορούν να επωφεληθούν από μια προσέγγιση βασισμένη στην εξάρτηση για τα υψηλότερα επίπεδα και μια προσέγγιση βασισμένη στις προτεραιότητες για τα χαμηλότερα επίπεδα.

Εάν ένα παρόμοιο έργο έχει υλοποιηθεί στο παρελθόν, ελέγξτε τα αρχεία του και χρησιμοποιήστε αυτήν την πληροφορία για την προετοιμασία ενός καλύτερου Χάρτη Παραδοτέων.

Με βάση την ανάπτυξη του Χάρτη Παραδοτέων, μπορεί να χρειαστούν να γίνουν προσαρμογές και στην Περιγραφή του έργου.

Πρότυπο Περιγραφής του έργου

Σκοπός

Ενώ η Περιγραφή του εργου είναι κρίσιμης σημασίας και είναι πάντα απαραίτητο να είμαστε ευθυγραμμισμένοι μαζί της, είναι αφηρημένης έννοιας και δύσκολη η καθημερινή της χρήση. Ο Χάρτης Παραδοτέων γεφυρώνει το χάσμα δημιουργώντας μια σχετικά συμπαγή πηγή που κάνει το σκοπό του έργου πιο ξεκάθαρο. Είναι επίσης η καρδιά του τι θα γίνει το σχήμα του προγράμματος για το έργο, που από την πλευρά του θεωρείται μια πηγή που μας βοηθάει να αποφασίσουμε τι θα κάνουμε μετά και μας βοηθάει να μετρήσουμε την πρόοδο.

Συχνές Παγίδες

Είναι συχνό για τους επαγγελματίες να σκέφτονται την “εργασία” αντί για τα “παραδοτέα” όταν δημιουργείται ο Χάρτης Παραδοτέων. Χρειαζεται να διοργανώσετε το workshop με τέτοιο τρόπο που να διευκολύνει τον καθένα να επικεντρωθεί στα παραδοτέα, ανεξαρτήτως της υποκείμενης εργασίας. Για να διασφαλιστεί αυτό, πρέπει να χρησιμοποιηθούν φράσεις ουσιαστικών αντί για φράσεις ρημάτων για την ονομασία των παραδοτέων. Μερικές φορές η χρήση mind map μπορεί επίσης να βοηθήσει, διότι απεικονίζει την ιεραρχία των δομικών στοιχείων.

Aρχές

Οι παρακάτω αρχές παίζουν σημαντικό ρόλο σε αυτη τη δραστηριότητα διαχείρισης:

Μεταφράστηκε από Αργυρίου Θεόδωρος